Modèle de notice de confidentialité candidat

Instructions pour les recruteurs : Complétez tous les champs marqués [COMPLÉTER] avant d'envoyer cette notice aux candidats. Ce modèle est fourni par Voice2Evolve UG à titre indicatif pour vous aider à remplir vos obligations en tant que Responsable du traitement au titre de l'article 13 du RGPD. Il ne constitue pas un conseil juridique. Vous restez seul responsable de l'exactitude, de l'exhaustivité et de la remise de cette notice à chaque candidat avant toute session Voice2Evolve organisée par vos soins.

Notice de confidentialité pour les sessions de préparation aux entretiens

Émise par : [COMPLÉTER : Nom de votre entreprise] (« nous », le « Recruteur »)
Contact : [COMPLÉTER : Votre adresse de contact protection des données ou coordonnées du DPO]
Date : [COMPLÉTER : Date d'émission]

1. Qui est responsable de vos données personnelles ?

[COMPLÉTER : Nom de votre entreprise] est le Responsable du traitement de vos données personnelles traitées dans le cadre de votre session de préparation aux entretiens.

Voice2Evolve UG (haftungsbeschränkt), Grabenstraße 26, 71254 Ditzingen, Allemagne (help@voice2evolve.com) est le Sous-traitant qui fournit la plateforme technique sur laquelle se déroule votre session. Voice2Evolve traite vos données sur nos instructions, conformément à son Accord-cadre de traitement des données.

2. Pourquoi traitons-nous vos données personnelles, et sur quelle base légale ?

Nous organisons pour vous une session de préparation aux entretiens et de coaching assistée par IA dans le cadre de votre processus de recrutement pour le poste de [COMPLÉTER : Intitulé du poste].

Finalité : Vous fournir un entretien simulé et une analyse de coaching générés par IA pour vous aider à vous préparer à votre entretien réel ; nous permettre de suivre l'état de votre session et, le cas échéant, de planifier des sessions de préparation supplémentaires avec vous.

Base légale :

[COMPLÉTER : Choisissez une ou plusieurs options et supprimez les autres]

Intérêts légitimes (article 6(1)(f) RGPD) : Le traitement est nécessaire pour fournir un soutien à la préparation d'entretien, discuter du retour de coaching avec vous et décider si des sessions de préparation supplémentaires seraient utiles. Notre intérêt légitime est de vous soutenir efficacement dans le processus de recrutement pour le poste concerné. Cet intérêt n'est pas supplanté par vos intérêts ou droits fondamentaux, car le traitement est limité au soutien à la préparation et ne peut pas être utilisé pour un screening, un classement, une présélection ou un rejet automatisés.
Condition nationale relative aux données d'emploi (le cas échéant) : [COMPLÉTER avec un conseil juridique avant utilisation] Si le §26(1) BDSG allemand, les lignes directrices britanniques sur les données d'emploi ou une autre règle nationale s'applique, documentez pourquoi ce traitement de session de préparation est nécessaire et proportionné dans votre contexte de recrutement spécifique, sans transformer la session en outil de screening, classement, présélection ou décision d'embauche.

3. Quelles données personnelles traitons-nous ?

Dans le cadre de votre session Voice2Evolve, les données personnelles suivantes sont traitées :

Votre nom et adresse e-mail
Audio vocal en direct transmis et traité pendant votre session. Dans le flux de service actuellement documenté de Voice2Evolve, l'audio brut de la session n'est pas conservé par Voice2Evolve après traitement.
Une transcription de votre conversation lors de la session
Analyse de coaching générée par IA : scores, retours qualitatifs, points forts et axes d'amélioration identifiés, prochaines étapes recommandées
Métadonnées de session (date, durée, type de scénario)

4. Qui peut consulter vos données ?

Vous recevez votre analyse de coaching en tant que destinataire principal. Votre rapport de coaching est conçu pour votre propre bénéfice et consultation.

Nous (le Recruteur) pouvons également consulter votre analyse de coaching via notre tableau de bord Voice2Evolve. Nous l'utilisons pour : (a) discuter de votre préparation et de vos progrès avec vous ; et (b) déterminer si vous bénéficieriez de sessions de préparation supplémentaires. Nous n'utilisons pas votre analyse comme outil de décision automatisé pour la sélection ou le rejet.

Voice2Evolve UG traite vos données en tant que prestataire technique (Sous-traitant). Voice2Evolve utilise des sous-traitants (dont OpenAI pour le traitement vocal en direct et le traitement IA, et Supabase pour le stockage des données) répertoriés sur https://voice2evolve.com/legal/subprocessors.

[COMPLÉTER : Ajoutez tout autre destinataire, par exemple les membres de l'équipe RH de votre entreprise]

Ce que nous ne ferons PAS : Nous ne transmettrons pas votre analyse de coaching IA, des extraits de transcription ou d'autres résultats de session Voice2Evolve à l'employeur client (l'entreprise pour laquelle vous êtes recruté(e)) sans votre consentement écrit explicite.

5. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Voice2Evolve conserve les données de session pendant [COMPLÉTER : votre période de conservation configurée, par exemple 30 jours]. Après cette période, les transcriptions sont anonymisées ou supprimées.

Nous [COMPLÉTER : indiquez votre propre politique de conservation].

6. Vos droits

Vous disposez des droits suivants au titre du RGPD (et, le cas échéant, du RGPD britannique et du BDSG) :

Droit	Ce que cela signifie
Accès (Art. 15)	Demander une copie des données personnelles que nous détenons sur vous
Rectification (Art. 16)	Demander la correction de données inexactes
Effacement (Art. 17)	Demander l'effacement de vos données lorsqu'elles ne sont plus nécessaires
Limitation (Art. 18)	Demander la limitation du traitement dans certaines circonstances
Portabilité (Art. 20)	Recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine
Opposition (Art. 21)	Vous opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes
Examen humain (Art. 22)	Demander un examen humain de toute décision vous affectant significativement et fondée, en tout ou partie, sur un traitement automatisé — voir Section 7

Pour exercer ces droits, contactez-nous à : [COMPLÉTER : votre contact protection des données]

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de votre autorité nationale de contrôle de la protection des données :

France : Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) — https://www.cnil.fr
Allemagne : https://www.bfdi.bund.de (ou autorité de votre Bundesland)
Belgique : Autorité de protection des données — https://www.autoriteprotectiondonnees.be

7. Prise de décision automatisée et profilage — Votre droit à un examen humain

La plateforme Voice2Evolve génère des scores et des retours de coaching alimentés par IA à partir de votre session. Cela constitue du profilage au sens de l'article 4, point 4 du RGPD.

Ce pour quoi nous l'utilisons : Nous utilisons votre analyse de coaching pour discuter de votre préparation avec vous et décider si des sessions supplémentaires doivent être planifiées. Nous n'utilisons pas votre analyse de coaching IA comme seul fondement d'une décision d'emploi (y compris la décision de vous soumettre pour un poste, de vous présélectionner ou de rejeter votre candidature).

Votre droit : Si vous pensez qu'une décision affectant votre recrutement a été prise uniquement ou principalement sur la base d'une analyse IA automatisée, vous avez le droit de demander un examen humain de cette décision. Pour exercer ce droit, contactez-nous à : [COMPLÉTER : votre contact protection des données]

8. Consentement au traitement vocal en direct

Avant le début de votre session, il vous sera demandé de consentir à la transmission d'audio vocal en direct et au traitement par IA pendant la durée de la session. Cet événement de consentement est enregistré par Voice2Evolve au début de la session. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment avant le début de la session. L'arrêt après le début de la session met fin au traitement en direct ultérieur, mais n'affecte pas la licéité du traitement déjà effectué.

Ce modèle a été préparé par Voice2Evolve UG pour faciliter la tâche de ses clients agences de recrutement. Il ne constitue pas un conseil juridique. Les recruteurs doivent examiner ce modèle avec leur propre conseil juridique et compléter tous les champs [COMPLÉTER] avant distribution.