Avenant recrutement au MSA

Date d'entrée en vigueur : 13 mai 2026
Version du document : 1.0

Cet Avenant pour les agences de recrutement (l'« Avenant ») complète et est intégré à l'Accord-cadre de services (« MSA ») conclu entre Voice2Evolve UG (haftungsbeschränkt) (« Voice2Evolve ») et le Client (le « Client »). Il s'applique lorsque le Client est une agence de recrutement, un cabinet de chasseurs de têtes, un cabinet de conseil en recrutement ou une entreprise de travail temporaire utilisant les Services pour soutenir la préparation et le coaching de candidats (l'« Utilisation recrutement »).

En cas de conflit entre le présent Avenant et le MSA, l'Avenant prévaut sur les points qu'il traite. Tous les termes définis dans le MSA conservent leur signification, sauf disposition contraire du présent Avenant.

1. Usage autorisé — Préparation et coaching des candidats

1.1 Voice2Evolve accorde au Client un droit limité d'utiliser les Services comme outil de préparation aux entretiens et de coaching. Dans le cadre du présent Avenant, le Client peut :

(a) inviter des candidats nommément désignés à réaliser des sessions de pratique vocale sur le compte locataire du Client ;
(b) accéder aux analyses de coaching générées par l'IA pour ces sessions, dans le but de conduire des débriefings avec le candidat et d'évaluer l'opportunité de sessions de préparation supplémentaires ;
(c) utiliser le statut de complétion des sessions et les signaux de préparation globale pour planifier le parcours de préparation du candidat.

1.2 L'usage autorisé est strictement limité à la préparation et au coaching des candidats. Les Services ne constituent pas et ne peuvent pas être utilisés comme outil automatisé de sélection, de classement ou de présélection.

1.3 Les interdictions prévues au §6.5 du MSA restent pleinement applicables. Le présent Avenant crée une exception étroitement délimitée au §6.5 uniquement pour la visibilité du recruteur décrite à la section 1.1. Cette exception est conditionnée au respect des exigences du présent Avenant. En cas de violation d'une condition de l'Avenant par le Client, l'exception cesse de s'appliquer et le §6.5 reprend son plein effet.

2. Règlement sur l'IA — Obligations de l'exploitant (Article 26 du règlement (UE) 2024/1689)

2.1 Lorsque le Client déploie les Services auprès de candidats dans le cadre d'un processus de recrutement, il reconnaît agir en tant qu'exploitant d'un système d'IA au sens de l'article 26 du règlement (UE) 2024/1689 (règlement IA).

2.2 Le Client s'engage à :

(a) Surveillance humaine. S'assurer que toutes les décisions affectant le processus de recrutement d'un candidat impliquent une vérification humaine. Aucune décision d'emploi — y compris la décision de présenter, de ne pas présenter ou de retirer un candidat — ne peut être prise uniquement sur la base des analyses générées par l'IA des Services.

(b) Non-utilisation exclusive. Ne pas utiliser les analyses de coaching générées par l'IA comme unique ou principal fondement d'une décision ayant des effets juridiques ou significatifs sur le candidat.

(c) Transparence envers les candidats. Informer les candidats, avant toute session, qu'un recruteur pourra consulter leur analyse de coaching, et que celle-ci est fournie à titre de soutien à la préparation et non à des fins de sélection automatisée.

(d) Surveillance des biais. Surveiller l'utilisation des résultats de l'IA pour détecter des schémas discriminatoires et prendre des mesures correctives lorsque de tels schémas sont identifiés.

(e) Signalement des incidents. Signaler à Voice2Evolve, dans un délai raisonnable, tout incident où les résultats de l'IA des Services ont pu contribuer à une décision défavorable affectant un candidat.

2.3 Classification comme système non à haut risque. Voice2Evolve a évalué les Services comme un système d'IA non à haut risque au titre de l'annexe III, point 4 du règlement IA, au motif que les Services sont conçus et utilisés comme un outil de préparation et d'entraînement pour les candidats, et non comme un système de sélection ou de présélection pour le recrutement. Cette classification est conditionnée au maintien de l'utilisation par le Client dans la finalité de préparation et de coaching décrite dans le présent Avenant et dans le MSA.

Le Client reconnaît que toute utilisation des analyses générées par l'IA à des fins de sélection, de classement ou de présélection de candidats constituerait l'utilisation d'un système d'IA à haut risque au sens de l'annexe III, point 4 a) du règlement IA. Une telle utilisation est expressément interdite par le présent Accord.

3. Droit allemand — Conformité au §26 BDSG (données relatives aux candidats)

3.1 Lorsque le Client ou un candidat est soumis à la loi fédérale allemande sur la protection des données (Bundesdatenschutzgesetz, BDSG), le traitement des données personnelles des candidats à des fins de recrutement est régi par le §26 BDSG.

3.2 Le Client déclare et garantit :

(a) avoir identifié et documenté une base légale au titre de l'article 6 du RGPD et, le cas échéant, une condition nationale supplémentaire telle que le §26 al. 1 BDSG pour chaque traitement de données de candidats via les Services ;

(b) que cette base légale n'est pas uniquement le consentement du candidat. Le Client reconnaît que, dans le contexte du recrutement, le consentement est présumé non libre au titre du §26 al. 2 BDSG en raison du déséquilibre de pouvoir entre recruteur et candidat, et ne constitue donc pas une base légale autonome suffisante pour le traitement des données des candidats ;

(c) avoir informé son délégué à la protection des données (s'il en dispose) de l'utilisation des Services pour le traitement des données de candidats.

4. Lignes directrices de l'ICO sur la protection des données en matière d'emploi

4.1 Lorsque le Client opère au Royaume-Uni ou traite des données personnelles de candidats situés au Royaume-Uni, il doit se conformer aux lignes directrices de l'ICO sur l'utilisation d'outils automatisés dans le processus de recrutement, dans leur version en vigueur.

4.2 Le Client reconnaît que l'ICO exige notamment : (a) d'informer clairement les candidats de l'utilisation de l'IA et de l'utilisation des résultats ; (b) de réaliser et de documenter une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) lorsque l'utilisation de l'IA peut présenter un risque élevé pour les candidats ; (c) d'assurer un examen humain significatif de tout résultat de recrutement influencé par l'IA ; (d) d'accorder aux candidats le droit de demander un examen humain de toute décision basée sur un traitement automatisé.

5. Garanties au titre de l'article 22 RGPD — Prise de décision automatisée

5.1 Les analyses de coaching générées par les Services constituent du profilage au sens de l'article 4, point 4 du RGPD. Lorsque ce profilage produit ou peut contribuer à des décisions ayant des effets juridiques ou significatifs sur un candidat, les garanties prévues par l'article 22 du RGPD s'appliquent.

5.2 Le Client s'engage à :

(a) ne jamais prendre de décision ayant des effets juridiques ou significatifs sur un candidat (y compris la décision de ne pas le présenter à un poste) uniquement sur la base de résultats générés par l'IA des Services ;

(b) offrir aux candidats, sur demande, un examen humain significatif de toute décision de recrutement ayant été influencée par les résultats de l'IA des Services ;

(c) informer les candidats, avant chaque session, de leur droit à demander un examen humain conformément à l'article 22, paragraphe 3 du RGPD.

6. Transparence envers les candidats et obligation de notice de confidentialité

6.1 Avant d'inviter un candidat à utiliser les Services, le Client doit lui fournir une notice de confidentialité conforme à l'article 13 du RGPD précisant :

(a) que le Client est le Responsable du traitement des données de session du candidat dans ce contexte ;
(b) que Voice2Evolve est le Sous-traitant ;
(c) que de l'audio vocal en direct, des transcriptions de session et des analyses de coaching générées par l'IA seront traités et que le Client pourra consulter l'analyse de coaching ;
(d) la base légale au titre de l'article 6 du RGPD et, le cas échéant, toute condition nationale supplémentaire applicable aux données d'emploi ;
(e) les droits du candidat au titre des articles 15 à 22 du RGPD, y compris le droit à un examen humain (art. 22, al. 3) ;
(f) le nom et les coordonnées du Responsable du traitement (le Client) ;
(g) le droit du candidat d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente.

6.2 Voice2Evolve met à la disposition du Client un modèle de notice de confidentialité candidat conforme au RGPD, disponible à l'adresse https://voice2evolve.com/legal/candidate-privacy-notice-template. Le Client est responsable de compléter le modèle avec ses propres informations. Le modèle est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique.

7. Interdiction de transmission des analyses aux employeurs clients

7.1 Le Client ne peut pas transmettre, partager ou autrement mettre à disposition les analyses de session Voice2Evolve, les résultats de coaching générés par l'IA, les scores de session ou les extraits de transcription à l'employeur client (l'entité qui a mandaté la recherche ou le poste) sans le consentement écrit explicite du candidat.

7.2 La valeur des Services est délivrée au candidat (meilleure préparation et performance) et au Client (soutien au débriefing et état des sessions). L'employeur client reçoit un candidat mieux préparé en entretien ; il ne reçoit pas et ne doit pas recevoir de résultats Voice2Evolve sans le consentement du candidat.

7.3 La violation de la présente section 7 constitue une violation substantielle du présent Accord au sens du §14.3 du MSA.

8. Obligations anti-discrimination

8.1 Le Client garantit qu'il n'utilisera pas les résultats générés par l'IA des Services pour discriminer des candidats sur la base d'une caractéristique protégée par le droit applicable, notamment l'origine ethnique, le sexe, la religion ou les convictions, le handicap, l'âge ou l'orientation sexuelle en vertu de la législation nationale transposant les directives européennes sur l'égalité de traitement, et les caractéristiques protégées en vertu de l'Equality Act 2010 (Royaume-Uni).

8.2 Si le Client identifie des biais potentiels dans les résultats de l'IA susceptibles de corréler avec une caractéristique protégée, il doit en informer Voice2Evolve sans délai et cesser d'utiliser le résultat concerné à cette fin jusqu'à résolution de la question.

9. Transactions B2B — Droit de rétractation des consommateurs

9.1 Le présent Avenant et les sessions réalisées sous son empire sont fournis exclusivement dans le cadre d'un contrat B2B entre Voice2Evolve et le Client. Le Client n'est pas un consommateur au sens du §13 BGB.

9.2 Le droit légal de rétractation du consommateur prévu aux §§ 312g, 355 BGB et le droit équivalent au titre de la directive européenne sur les droits des consommateurs ne s'appliquent pas à l'achat de crédits par le Client ni aux invitations de session émises dans le cadre du présent Avenant.

10. Déclarations et garanties

Le Client déclare et garantit :

(a) disposer de l'autorité légale pour inviter les candidats désignés à utiliser les Services ;
(b) avoir respecté et continuer à respecter toutes les lois applicables en matière d'emploi, de protection des données et de non-discrimination en lien avec son utilisation des Services ;
(c) avoir documenté la base légale du traitement des données de candidats conformément à la section 3 ;
(d) avoir fourni ou fournir, avant le début de toute session, la notice de confidentialité candidat requise par la section 6 ;
(e) honorer toutes les demandes d'exercice de droits des candidats au titre des articles 15 à 22 du RGPD et coopérer avec Voice2Evolve pour satisfaire les aspects techniques de ces demandes.

11. Responsabilité

11.1 Le Client est seul responsable des amendes, pénalités ou sanctions infligées par une autorité de contrôle en raison du non-respect par le Client de ses obligations en tant que Responsable du traitement au titre du présent Avenant ou du droit applicable en matière d'emploi ou de protection des données.

11.2 La responsabilité de Voice2Evolve au titre du présent Avenant est soumise aux limitations prévues au §11 du MSA.

12. Droit applicable et langue du contrat

12.1 Le présent Avenant est régi par le droit de la République fédérale d'Allemagne. Les litiges relèvent de la compétence exclusive des tribunaux de Stuttgart, Allemagne.

12.2 Le présent Avenant est disponible en anglais, allemand, français, italien et espagnol. En cas de divergence entre les versions publiées, la version anglaise prévaut.

Le présent Avenant est conclu par voie électronique et devient contraignant pour le Client lorsque celui-ci a sélectionné « Agence de recrutement » comme cas d'utilisation lors de l'inscription du locataire, ou lors de l'acceptation écrite séparée du présent Avenant.