Modello di informativa privacy per candidati

Istruzioni per i reclutatori: Compilate tutti i campi contrassegnati con [COMPLETARE] prima di inviare questa informativa ai candidati. Questo modello è fornito da Voice2Evolve UG a titolo di assistenza per aiutarvi ad adempiere agli obblighi in qualità di Titolare del trattamento ai sensi dell'articolo 13 del GDPR. Non costituisce consulenza legale. Rimanete soli responsabili di garantire che questa informativa sia accurata, completa e consegnata a ciascun candidato prima che svolga qualsiasi sessione Voice2Evolve da voi organizzata.

Informativa sulla privacy per le sessioni di preparazione ai colloqui

Emessa da: [COMPLETARE: Nome della vostra azienda] («noi», il «Reclutatore»)
Contatto: [COMPLETARE: Il vostro contatto per la protezione dei dati o le coordinate del DPO]
Data: [COMPLETARE: Data di emissione]

1. Chi è responsabile dei vostri dati personali?

[COMPLETARE: Nome della vostra azienda] è il Titolare del trattamento dei vostri dati personali trattati in relazione alla vostra sessione di preparazione al colloquio.

Voice2Evolve UG (haftungsbeschränkt), Grabenstraße 26, 71254 Ditzingen, Germania (help@voice2evolve.com) è il Responsabile del trattamento che fornisce la piattaforma tecnica su cui si svolge la vostra sessione. Voice2Evolve tratta i vostri dati su nostra istruzione, in conformità con il suo Accordo di trattamento dei dati principale.

2. Perché trattiamo i vostri dati personali e su quale base giuridica?

Stiamo organizzando per voi una sessione di preparazione e coaching per colloqui assistita dall'IA nell'ambito del vostro processo di selezione per il ruolo di [COMPLETARE: Denominazione del ruolo/posizione].

Finalità: Fornirvi un colloquio simulato e un'analisi di coaching generati dall'IA per aiutarvi a prepararvi per il vostro colloquio reale; consentirci di verificare lo stato della vostra sessione e, se opportuno, pianificare ulteriori sessioni di preparazione con voi.

Base giuridica:

[COMPLETARE: Scegliete una o più opzioni ed eliminate le altre]

Interessi legittimi (Art. 6(1)(f) GDPR): Il trattamento è necessario per fornire supporto alla preparazione del colloquio, discutere con voi il feedback di coaching e decidere se sarebbero utili ulteriori sessioni di preparazione. Il nostro interesse legittimo è supportarvi efficacemente nel processo di selezione per il ruolo considerato. Tale interesse non prevale sui vostri interessi o diritti fondamentali, poiché il trattamento è limitato al supporto alla preparazione e non può essere utilizzato per screening, ranking, preselezione o rigetto automatizzati.
Condizione nazionale in materia di dati occupazionali (ove applicabile): [COMPLETARE con un consulente legale prima dell'uso] Se si applica il §26(1) BDSG tedesco, la guida britannica sui dati occupazionali o un'altra regola nazionale, documentate perché questo trattamento della sessione di preparazione è necessario e proporzionato nel vostro specifico contesto di selezione, senza trasformare la sessione in uno strumento di screening, ranking, preselezione o decisione di assunzione.

3. Quali dati personali trattiamo?

In relazione alla vostra sessione Voice2Evolve, vengono trattati i seguenti dati personali:

Il vostro nome e indirizzo e-mail
Audio vocale in diretta trasmesso e trattato durante la vostra sessione. Nel flusso di servizio attualmente documentato di Voice2Evolve, l'audio grezzo della sessione non viene conservato da Voice2Evolve dopo il trattamento.
Una trascrizione della vostra conversazione durante la sessione
Analisi di coaching generata dall'IA: punteggi, feedback qualitativo, punti di forza e aree di miglioramento identificati, prossimi passi raccomandati
Metadati di sessione (data, durata, tipo di scenario)

4. Chi può vedere i vostri dati?

Voi ricevete la vostra analisi di coaching come destinatari primari. Il vostro report di coaching è progettato per il vostro beneficio personale.

Noi (il Reclutatore) possiamo anche visualizzare la vostra analisi di coaching tramite la nostra dashboard Voice2Evolve. Lo utilizziamo per: (a) discutere la vostra preparazione e i vostri progressi con voi; e (b) determinare se trareste beneficio da ulteriori sessioni di preparazione. Non utilizziamo la vostra analisi come strumento di decisione automatizzata per la selezione o il rifiuto.

Voice2Evolve UG tratta i vostri dati come fornitore tecnico (Responsabile del trattamento). Voice2Evolve utilizza sub-responsabili (tra cui OpenAI per il trattamento vocale in diretta e IA e Supabase per l'archiviazione dei dati) elencati su https://voice2evolve.com/legal/subprocessors.

[COMPLETARE: Aggiungete eventuali altri destinatari, ad es. membri del team HR della vostra azienda]

Cosa NON faremo: Non trasmetteremo la vostra analisi di coaching IA, estratti di trascrizione o altri output di sessione Voice2Evolve al datore di lavoro cliente (l'azienda per cui siete in fase di selezione) senza il vostro esplicito consenso scritto.

5. Per quanto tempo conserviamo i vostri dati?

Voice2Evolve conserva i dati delle sessioni per [COMPLETARE: il vostro periodo di conservazione configurato, ad es. 30 giorni]. Dopo questo periodo, le trascrizioni vengono anonimizzate o cancellate.

Noi [COMPLETARE: indicate la vostra politica di conservazione].

6. I vostri diritti

Disponete dei seguenti diritti ai sensi del GDPR (e, ove applicabile, del UK GDPR e del BDSG):

Diritto	Significato
Accesso (Art. 15)	Richiedere una copia dei dati personali che conserviamo su di voi
Rettifica (Art. 16)	Richiedere la correzione di dati inesatti
Cancellazione (Art. 17)	Richiedere la cancellazione dei vostri dati quando non sono più necessari
Limitazione (Art. 18)	Richiedere la limitazione del trattamento in determinate circostanze
Portabilità (Art. 20)	Ricevere i vostri dati in un formato strutturato e leggibile da macchina
Opposizione (Art. 21)	Opporsi al trattamento basato su interessi legittimi
Revisione umana (Art. 22)	Richiedere una revisione umana di qualsiasi decisione che vi riguarda significativamente e basata, in tutto o in parte, su trattamento automatizzato — vedi Sezione 7

Per esercitare questi diritti, contattateci a: [COMPLETARE: il vostro contatto per la protezione dei dati]

Avete anche il diritto di presentare un reclamo all'autorità di controllo nazionale per la protezione dei dati competente:

Italia: Garante per la protezione dei dati personali — https://www.garanteprivacy.it

7. Processo decisionale automatizzato e profilazione — Il vostro diritto alla revisione umana

La piattaforma Voice2Evolve genera punteggi e feedback di coaching alimentati dall'IA dalla vostra sessione. Ciò costituisce profilazione ai sensi dell'art. 4, punto 4 del GDPR.

Per cosa lo utilizziamo: Utilizziamo la vostra analisi di coaching per discutere la vostra preparazione con voi e decidere se pianificare sessioni aggiuntive. Non utilizziamo la vostra analisi di coaching IA come unico fondamento di una decisione occupazionale (inclusa la decisione di presentarvi per un ruolo, di includervi nella preselezione o di escludervi dalla candidatura).

Il vostro diritto: Se ritenete che una decisione che riguarda la vostra selezione sia stata presa esclusivamente o principalmente sulla base di un'analisi IA automatizzata, avete il diritto di richiedere una revisione umana di tale decisione. Per esercitare questo diritto, contattateci a: [COMPLETARE: il vostro contatto per la protezione dei dati]

8. Consenso al trattamento vocale in diretta

Prima dell'inizio della vostra sessione, vi verrà chiesto di acconsentire alla trasmissione di audio vocale in diretta e al trattamento IA per la durata della sessione. Tale evento di consenso viene registrato da Voice2Evolve all'inizio della sessione. Potete revocare tale consenso in qualsiasi momento prima dell'inizio della sessione. L'interruzione dopo l'inizio della sessione termina l'ulteriore trattamento in diretta, ma non incide sulla liceità del trattamento già effettuato.

Questo modello è stato preparato da Voice2Evolve UG per la comodità dei suoi clienti agenzie di reclutamento. Non costituisce consulenza legale. I reclutatori devono esaminare questo modello con il proprio consulente legale e compilare tutti i campi [COMPLETARE] prima della distribuzione.