Force-Majeure-Klauseln aus Sicht des Einkaufs verhandeln

Lange galt höhere Gewalt als Vertragsklausel, die kaum jemand näher prüfte: ein Absatz über Naturkatastrophen, weit hinten im Vertrag und scheinbar ohne praktische Bedeutung. Pandemie, Krieg, Sanktionen und wiederkehrende Lieferengpässe haben diese Sicht verändert.

Eine weit gefasste Force-Majeure-Klausel kann einen Lieferanten von seinen Leistungspflichten oder von der Haftung für eine verspätete Leistung befreien, gerade wenn Ersatz besonders schwer zu beschaffen ist. Damit entscheidet die Klausel wesentlich darüber, wer die Folgen einer Störung trägt.

Dieser Beitrag betrachtet die kaufmännische Verhandlungsposition des Einkaufs. Welche Rechtsfolgen eine konkrete Formulierung hat, hängt vom Vertrag und vom anwendbaren Recht ab und sollte von der Rechtsabteilung geprüft werden.

Was die Klausel regelt

Eine Force-Majeure-Regelung beschreibt außergewöhnliche Ereignisse außerhalb des zumutbaren Einflussbereichs der Parteien und legt fest, wie sie sich auf die vertraglichen Pflichten auswirken. Der Grundgedanke ist nachvollziehbar: Keine Partei soll für ein Ereignis einstehen müssen, das sie weder verhindern noch mit angemessenen Mitteln beherrschen konnte.

Entscheidend ist jedoch, welche Ereignisse der Vertrag tatsächlich erfasst. Eine zu weite Definition kann auch Schwierigkeiten einschließen, die zum gewöhnlichen unternehmerischen Risiko des Lieferanten gehören. Dazu können je nach Geschäft etwa interne Personalengpässe, gestiegene Beschaffungskosten oder der Ausfall eines nicht ausreichend abgesicherten Vorlieferanten zählen.

Die Verhandlung dreht sich deshalb nicht nur um das Etikett „höhere Gewalt“. Sie muss klären, welches konkrete Ereignis welche Pflicht vorübergehend aussetzt, welche Nachweise erforderlich sind und welche Rechte der Kunde während der Störung behält.

Wo das Risiko für den Einkauf liegt

Drei Schwächen treten häufig gemeinsam auf:

Die erfassten Ereignisse sind sehr weit oder nur beispielhaft beschrieben.
Der Lieferant muss die Folgen weder nachweisbar begrenzen noch regelmäßig über die Lage informieren.
Der Kunde kann den Vertrag selbst bei einer langen Störung nicht ohne erhebliche Nachteile beenden.

In dieser Kombination kann der Lieferant seine Leistung aussetzen, während der Einkauf gebunden bleibt und kurzfristig Ersatz beschaffen muss. Besonders kritisch wird das bei Waren oder Leistungen, von denen Produktion, Kundenbelieferung oder regulatorische Pflichten abhängen.

Die Klausel sollte deshalb nicht isoliert gelesen werden. Auch Beschaffungsrechte bei Dritten, Priorisierungsregeln, Notfallpläne, Sicherheitsbestände, Haftung und Kündigung bestimmen, wie belastbar die Versorgung im Ernstfall wirklich ist.

Wie eine belastbare Einkaufsposition aussieht

Der erste Verhandlungspunkt ist die Definition. Sie sollte ausreichend präzise sein und gewöhnliche betriebliche Risiken nicht unbemerkt zu höherer Gewalt erklären. Ob einzelne Ereignisse ausdrücklich ein- oder ausgeschlossen werden, hängt von Branche, Liefergegenstand und Risikoverteilung ab.

Danach folgen die Pflichten während der Störung. Der Einkauf kann unter anderem verlangen:

eine unverzügliche, nachvollziehbare Mitteilung über Ursache, erwartete Dauer und betroffene Leistungen;
regelmäßige Aktualisierungen;
angemessene Maßnahmen zur Begrenzung der Auswirkungen;
die Prüfung alternativer Bezugsquellen, Standorte oder Transportwege;
einen belastbaren Wiederanlaufplan;
transparente Regeln für die Verteilung knapper Mengen.

Ebenso wichtig ist ein zeitlich definierter Ausstieg. Dauert die Störung länger als einen vereinbarten Zeitraum, sollte der Einkauf je nach Kritikalität anderweitig beschaffen oder den betroffenen Vertragsteil kündigen können. Ob dafür 30, 60 oder mehr Tage angemessen sind, lässt sich nur anhand der Versorgungslage und der verfügbaren Alternativen beurteilen.

Bei kritischen Liefergegenständen reicht eine gute Klausel allein nicht aus. Notfallkonzepte, qualifizierte Ausweichstandorte und klare Informationswege müssen bereits vor Vertragsabschluss geprüft werden.

Wo ein Ausgleich sinnvoll ist

Das Ziel besteht nicht darin, jedes außergewöhnliche Ereignis dem Lieferanten aufzubürden. Eine unangemessen enge Regelung kann dazu führen, dass er das zusätzliche Risiko einpreist oder den Auftrag ablehnt. Der sinnvolle Konflikt dreht sich daher weniger um echte Katastrophen als um drei Fragen: Ist das Ereignis klar abgegrenzt? Muss der Lieferant seine Folgen aktiv begrenzen? Kann der Einkauf reagieren, wenn die Leistung über längere Zeit ausbleibt?

Eine ausgewogene Position erkennt an, dass nicht jedes Ereignis beherrschbar ist. Sie verhindert aber, dass gewöhnliche Lieferprobleme ohne Prüfung zu einem vollständig vom Kunden getragenen Risiko werden.

Die Position im Gespräch verteidigen

Der vorhersehbare Einwand lautet, die Klausel sei Standard und werde von der Rechtsabteilung nicht geändert. Dann muss der Einkauf nicht über abstrakte Rechtsbegriffe streiten. Er kann die geschäftlichen Folgen konkret machen: Was geschieht bei einem ausgefallenen Vorlieferanten? Welche Abhilfemaßnahmen sind geschuldet? Ab wann darf Ersatz beschafft oder gekündigt werden?

Mit Voice2Evolve lassen sich solche Gespräche gegen realistischen Widerstand proben. Das Team kann eine zuvor mit der Rechtsabteilung abgestimmte Position vertreten und testen, ob Definition, Abhilfepflichten und Ausstiegsrecht auch dann Bestand haben, wenn die Gegenseite sie als unüblich oder unverhandelbar darstellt.