Mit KI einen Vertrag vor der Verhandlung prüfen

Vor einer Vertragsverhandlung muss der Einkauf erkennen, welche Regelungen wirtschaftlich relevant sind, wo der Lieferantenentwurf von der eigenen Position abweicht und welche Punkte juristisch geprüft werden müssen.

KI kann diese erste Sichtung beschleunigen. Sie kann Klauseln finden, Themen ordnen und Abweichungen gegenüber einem freigegebenen Referenzdokument markieren. Das Ergebnis bleibt ein Risikoscreening und eine Arbeitshilfe. Es ist keine Rechtsberatung und ersetzt nicht die Prüfung durch qualifizierte Juristinnen oder Juristen in der zuständigen Rechtsordnung.

Vor dem Hochladen: Vertraulichkeit und Freigabe klären

Lieferantenverträge enthalten vertrauliche Geschäftsdaten und mitunter personenbezogene Informationen. Bevor ein Dokument in ein KI-System gelangt, müssen daher mindestens folgende Fragen geklärt sein:

• Ist das Werkzeug für diese Datenart vom Unternehmen freigegeben?
• Welche Vertrags-, Datenschutz- und Geheimhaltungspflichten gelten?
• Werden Eingaben für Modelltraining verwendet?
• Welche Aufbewahrungs-, Lösch- und Zugriffsregeln gelten im gewählten Tarif und in der konkreten Konfiguration?
• Werden angebundene Dienste oder externe Quellen einbezogen?
• Lassen sich Namen, Preise und andere Identifikatoren vorab entfernen?

Kontrollen unterscheiden sich je nach Produkt, Tarif, Region und Einstellung. Eine allgemeine Produktbezeichnung reicht deshalb nicht als Freigabe. Maßgeblich sind die tatsächlich vereinbarte Unternehmensumgebung und die internen Richtlinien.

Ist die Verarbeitung nicht eindeutig erlaubt, darf der Vertrag nicht hochgeladen werden. Eine anonymisierte Klausel oder ein freigegebener Musterfall kann für die methodische Vorbereitung genügen.

Schritt 1: Ein beleggestütztes Erstscreening

Der erste Durchgang soll keine Rechtsmeinung erzeugen. Er soll relevante Stellen auffindbar machen und Fragen für Einkauf und Rechtsabteilung vorbereiten.

Prüfe den bereitgestellten Lieferantenvertrag als kaufmännische Arbeitshilfe für den Einkauf.

Erstelle eine Tabelle mit:

• Klauselthema;
• genauer Fundstelle;
• kurzem wörtlichem Beleg;
• kaufmännischer Auswirkung;
• offener Frage;
• Kennzeichnung, ob eine juristische Prüfung erforderlich ist.

Berücksichtige insbesondere Preisänderungen, Zahlungsbedingungen, Leistungsumfang, Abnahme, Lieferverzug, Haftung, Freistellungen, Vertraulichkeit, Datenschutz, geistiges Eigentum, Laufzeit, Verlängerung, Kündigung, höhere Gewalt, Compliance und Übergangsleistungen.

Erfinde keine fehlenden Klauseln oder Rechtsfolgen. Markiere nicht eindeutige Punkte als unklar.

Fundstelle und Textbeleg sind entscheidend. Ohne sie lässt sich die Ausgabe nicht zuverlässig am Original prüfen.

Schritt 2: Mit einer freigegebenen Klauselposition vergleichen

Ein reines Screening zeigt, was im Vertrag steht. Für die Verhandlung ist wichtiger, wie der Entwurf von der intern abgestimmten Position abweicht.

Als Vergleichsgrundlage eignet sich eine freigegebene Klauselmatrix oder ein Referenzvertrag mit klaren Ziel-, Rückfall- und Ausschlusspositionen.

Vergleiche Dokument A, den Lieferantenentwurf, ausschließlich mit Dokument B, unserer freigegebenen Klauselmatrix.

Ordne jeden relevanten Bereich einer dieser Kategorien zu:

• entspricht der Zielposition;
• liegt innerhalb der Rückfallposition;
• liegt unterhalb der Rückfallposition;
• im Referenzdokument nicht geregelt;
• im Lieferantenentwurf nicht eindeutig auffindbar.

Nenne jeweils die Fundstellen in beiden Dokumenten, beschreibe die Abweichung und schlage eine Verhandlungsfrage vor. Triff keine eigenständige rechtliche Bewertung und ergänze keine angeblichen Unternehmensstandards.

Die KI darf nur vergleichen, nicht die interne Position erfinden. Ziel- und Rückfallpositionen müssen zuvor von den zuständigen Funktionen festgelegt worden sein.

Schritt 3: Ein priorisiertes Risikoregister erstellen

Für interne Abstimmungen hilft eine einheitliche Struktur. Sie macht verschiedene Verträge vergleichbar und verhindert, dass eine lange Liste kleiner Hinweise die wesentlichen Abweichungen verdeckt.

Überführe die bestätigten Ergebnisse in ein Risikoregister.

Jeder Eintrag enthält:

• Klauselthema und Fundstelle;
• bestätigte Abweichung;
• mögliche kaufmännische Folge;
• Verhandlungspriorität von 1 bis 5 mit Begründung;
• zuständige interne Funktion;
• offene Entscheidung;
• Status der juristischen Prüfung.

Fasse anschließend die fünf wichtigsten Verhandlungspunkte zusammen. Verwende nur Befunde, die am Originaltext bestätigt wurden.

Ein automatisch berechneter Gesamtrisikowert kann Orientierung bieten, darf aber keine Scheingenauigkeit erzeugen. Haftung, Datenschutz oder Kündigung lassen sich nicht allein durch Addition subjektiver Zahlen bewerten.

Regeln für eine verlässliche Nutzung

Ein KI-gestütztes Vertragsscreening braucht klare Kontrollen:

1. Jede Aussage muss am Originaltext geprüft werden.
2. Fundstellen und kurze Belege sind verpflichtend.
3. Unklarheiten dürfen nicht durch Vermutungen ergänzt werden.
4. Rechtsfolgen und Wirksamkeit bewertet die Rechtsabteilung.
5. Die interne Klauselposition bleibt die maßgebliche Vergleichsgrundlage.
6. Ergebnisse werden vor Weitergabe oder Verhandlung menschlich geprüft.

Sprachmodelle können Klauseln übersehen, falsch zuordnen oder eine plausible Begründung für etwas erzeugen, das im Dokument nicht steht. Geschwindigkeit ist nur dann ein Vorteil, wenn die Kontrollschritte erhalten bleiben.

Vom Screening zur Verhandlung

Nach der Prüfung kennt das Team die bestätigten Abweichungen, Prioritäten und offenen Rechtsfragen. Damit ist die analytische Vorbereitung weit fortgeschritten. Die Klauseln sind jedoch noch nicht verhandelt.

Der Lieferant wird seine Haftungsgrenze, Preisänderung oder Laufzeit begründen und auf interne Standards verweisen. Mit Voice2Evolve kann der Einkauf die zuvor rechtlich abgestimmten Positionen in einem gesprochenen Szenario vertreten. So wird geprüft, ob Prioritäten, Begründungen und Tauschmöglichkeiten auch unter Widerstand klar bleiben.