Vorlage für Datenschutzhinweise an Kandidaten

Hinweise für Personalvermittler: Füllen Sie alle mit [VERVOLLSTÄNDIGEN] markierten Felder aus, bevor Sie diesen Hinweis an Kandidaten versenden. Diese Vorlage wird von Voice2Evolve UG als Hilfestellung bereitgestellt, um Ihre Pflichten als Verantwortlicher gemäß Art. 13 DSGVO zu erfüllen. Sie stellt keine Rechtsberatung dar. Sie bleiben allein verantwortlich dafür, dass dieser Hinweis korrekt, vollständig und jedem Kandidaten vor dessen Voice2Evolve-Sitzung übermittelt wird.

Datenschutzmitteilung für Interview-Vorbereitungssitzungen

Ausgestellt von: [VERVOLLSTÄNDIGEN: Ihr Unternehmensname] („wir", der „Recruiter")
Kontakt: [VERVOLLSTÄNDIGEN: Ihre datenschutzrechtliche Kontakt-E-Mail oder Kontaktdaten des DSB]
Datum: [VERVOLLSTÄNDIGEN: Ausstellungsdatum]

1. Wer ist für Ihre personenbezogenen Daten verantwortlich?

[VERVOLLSTÄNDIGEN: Ihr Unternehmensname] ist der Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Interview-Vorbereitungssitzung verarbeitet werden.

Voice2Evolve UG (haftungsbeschränkt), Grabenstraße 26, 71254 Ditzingen, Deutschland (help@voice2evolve.com) ist der Auftragsverarbeiter, der die technische Plattform bereitstellt, auf der Ihre Sitzung stattfindet. Voice2Evolve verarbeitet Ihre Daten auf unsere Anweisung und gemäß dem Master Data Processing Agreement.

2. Warum verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir organisieren eine KI-gestützte Interview-Vorbereitungs- und Coaching-Sitzung für Sie im Rahmen Ihres Bewerbungsverfahrens für die Stelle [VERVOLLSTÄNDIGEN: Berufsbezeichnung / Stelle].

Zweck: Bereitstellung eines KI-gesteuerten Übungsinterviews und einer Coaching-Analyse, um Sie auf Ihr eigentliches Vorstellungsgespräch vorzubereiten; Ermöglichung einer Überprüfung Ihres Sitzungsstatus durch uns und ggf. Vereinbarung weiterer Vorbereitungssitzungen mit Ihnen.

Rechtsgrundlage:

[VERVOLLSTÄNDIGEN: Wählen Sie eine oder mehrere aus und streichen Sie die übrigen]

Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO): Die Verarbeitung ist erforderlich, um Interviewvorbereitung zu unterstützen, Coaching-Feedback mit Ihnen zu besprechen und zu entscheiden, ob weitere Vorbereitungssitzungen hilfreich wären. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Sie im Bewerbungsverfahren effektiv zu unterstützen. Dieses Interesse wird nicht von Ihren Interessen oder Grundrechten überlagert, da die Verarbeitung auf Vorbereitungsunterstützung beschränkt ist und nicht für automatisiertes Screening, Ranking, Shortlisting oder Ablehnung verwendet werden darf.
Nationale Beschäftigtendatenschutz-Voraussetzung (soweit anwendbar): [MIT RECHTSRAT VOR NUTZUNG VERVOLLSTÄNDIGEN] Wenn deutsches BDSG §26 Abs. 1, britische Beschäftigtendatenschutz-Leitlinien oder eine andere nationale Regel gilt, dokumentieren Sie, warum diese Vorbereitungssitzungs-Verarbeitung in Ihrem konkreten Rekrutierungskontext erforderlich und verhältnismäßig ist, ohne die Sitzung zu einem Screening-, Ranking-, Shortlisting- oder Einstellungsentscheidungsinstrument zu machen.

3. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Im Zusammenhang mit Ihrer Voice2Evolve-Sitzung werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse
Live-Sprachaudio, das während Ihrer Sitzung übertragen und verarbeitet wird. Nach dem aktuell dokumentierten Serviceablauf speichert Voice2Evolve nach der Verarbeitung kein Roh-Audio der Sitzung.
Ein Transkript Ihres Sitzungsgesprächs
KI-generierte Coaching-Analyse: Bewertungen, qualitatives Feedback, identifizierte Stärken und Verbesserungsbereiche, empfohlene nächste Schritte
Sitzungsmetadaten (Datum, Dauer, Szenariotyp)

4. Wer kann Ihre Daten einsehen?

Sie erhalten Ihre Coaching-Analyse als primärer Empfänger. Ihr Coaching-Bericht ist für Ihre eigene Information und Überprüfung konzipiert.

Wir (der Recruiter) können Ihre Coaching-Analyse ebenfalls über unser Voice2Evolve-Dashboard einsehen. Wir nutzen dies, um: (a) Ihre Vorbereitung und Ihren Fortschritt mit Ihnen zu besprechen; und (b) zu beurteilen, ob Sie von weiteren Vorbereitungssitzungen profitieren würden. Wir verwenden Ihre Analyse nicht als automatisiertes Entscheidungsinstrument für Auswahl oder Ablehnung.

Voice2Evolve UG verarbeitet Ihre Daten als technischer Dienstleister (Auftragsverarbeiter). Voice2Evolve nutzt Unterauftragsverarbeiter (darunter OpenAI für Live-Sprach- und KI-Verarbeitung und Supabase für die Datenspeicherung), die unter https://voice2evolve.com/legal/subprocessors aufgeführt sind.

[VERVOLLSTÄNDIGEN: Ggf. weitere Empfänger hinzufügen, z. B. HR-Teammitglieder in Ihrem Unternehmen]

Was wir NICHT tun werden: Wir werden Ihre KI-Coaching-Analyse, Transkriptauszüge oder sonstige Voice2Evolve-Sitzungsergebnisse nicht ohne Ihre ausdrückliche schriftliche Einwilligung an den Auftraggeber (das Unternehmen, für das Sie rekrutiert werden) weitergeben.

5. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Voice2Evolve bewahrt Sitzungsdaten für [VERVOLLSTÄNDIGEN: Ihre konfigurierte Aufbewahrungsfrist, z. B. 30 Tage] auf. Nach Ablauf dieser Frist werden Transkripte anonymisiert oder gelöscht.

Wir [VERVOLLSTÄNDIGEN: Geben Sie Ihre eigene Aufbewahrungsrichtlinie an].

6. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte nach der DSGVO (und ggf. UK GDPR und BDSG):

Recht	Bedeutung
Auskunft (Art. 15)	Anforderung einer Kopie der von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten
Berichtigung (Art. 16)	Anforderung der Korrektur unrichtiger Daten
Löschung (Art. 17)	Anforderung der Löschung Ihrer Daten, wenn diese nicht mehr erforderlich sind
Einschränkung (Art. 18)	Anforderung der Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Umständen
Datenübertragbarkeit (Art. 20)	Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format
Widerspruch (Art. 21)	Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen
Menschliche Überprüfung (Art. 22)	Anforderung einer menschlichen Überprüfung einer Entscheidung, die Sie erheblich betrifft und die ganz oder teilweise auf automatisierter Verarbeitung beruht — siehe Abschnitt 7

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an: [VERVOLLSTÄNDIGEN: Ihr datenschutzrechtlicher Kontakt]

Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei Ihrer nationalen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen:

Deutschland: Der/Die zuständige Landesbeauftragte für den Datenschutz in Ihrem Bundesland
Österreich: Datenschutzbehörde — https://www.dsb.gv.at

7. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling — Ihr Recht auf menschliche Überprüfung

Die Voice2Evolve-Plattform generiert KI-gesteuerte Bewertungen und Coaching-Feedback aus Ihrer Sitzung. Dies stellt Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO dar.

Wofür wir es nutzen: Wir nutzen Ihre Coaching-Analyse, um Ihre Vorbereitung mit Ihnen zu besprechen und zu entscheiden, ob weitere Sitzungen vereinbart werden sollen. Wir verwenden Ihre KI-Coaching-Analyse nicht als alleinige Grundlage für eine Beschäftigungsentscheidung (einschließlich der Entscheidung, ob Sie für eine Stelle vorgeschlagen, auf die Vorauswahlliste gesetzt oder abgelehnt werden).

Ihr Recht: Wenn Sie der Ansicht sind, dass eine Entscheidung, die Ihre Rekrutierung betrifft, ausschließlich oder hauptsächlich auf Basis automatisierter KI-Analyse getroffen wurde, haben Sie das Recht, eine menschliche Überprüfung dieser Entscheidung zu verlangen. Zur Ausübung dieses Rechts wenden Sie sich an: [VERVOLLSTÄNDIGEN: Ihr datenschutzrechtlicher Kontakt]

8. Einwilligung zur Live-Sprachverarbeitung

Vor Beginn Ihrer Sitzung werden Sie aufgefordert, in die Übertragung von Live-Sprachaudio und KI-Verarbeitung für die Dauer der Sitzung einzuwilligen. Dieses Einwilligungsereignis wird von Voice2Evolve zu Beginn der Sitzung erfasst. Sie können diese Einwilligung jederzeit vor Beginn der Sitzung widerrufen. Ein Abbruch nach Beginn der Sitzung beendet die weitere Live-Verarbeitung, berührt aber nicht die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Verarbeitung.

Diese Vorlage wurde von Voice2Evolve UG zur Erleichterung für ihre Personalvermittlungs-Kunden erstellt. Sie stellt keine Rechtsberatung dar. Personalvermittler sollten diese Vorlage mit ihrem eigenen Rechtsberater prüfen und alle [VERVOLLSTÄNDIGEN]-Felder vor der Verteilung ausfüllen.