Recruitment Agency Addendum to MSA

Wirksamkeitsdatum: 13. Mai 2026
Dokumentenversion: 1.0

Dieser Nachtrag für Personalvermittlungsagenturen („Nachtrag") ergänzt das Master Services Agreement zwischen Voice2Evolve UG (haftungsbeschränkt) („Voice2Evolve") und dem Kunden („Kunde") und wird als Bestandteil desselben einbezogen. Er gilt, wenn der Kunde eine Personalvermittlungsagentur, Direktsuchberatung, Headhunter-Gesellschaft oder ein Personaldienstleistungsunternehmen ist, das die Dienste zur Vorbereitung und zum Coaching von Bewerbern nutzt („Personalvermittlungs-Nutzung").

Soweit dieser Nachtrag mit dem MSA in Widerspruch steht, geht dieser Nachtrag in den von ihm geregelten Fragen vor. Alle im MSA definierten Begriffe behalten ihre Bedeutung, sofern dieser Nachtrag nichts anderes bestimmt.

1. Erlaubte Nutzung — Kandidatenvorbereitung und Coaching

1.1 Voice2Evolve gewährt dem Kunden ein eingeschränktes Recht zur Nutzung der Dienste als Vorbereitungs- und Interview-Coaching-Instrument für Kandidaten. Im Rahmen dieses Nachtrags darf der Kunde:

(a) namentlich benannte Kandidaten einladen, sprachbasierte Übungssitzungen im Mandanten-Account des Kunden durchzuführen;
(b) auf die KI-generierten Coaching-Analysen dieser Sitzungen zugreifen, zum Zwecke von Nachgesprächen mit dem Kandidaten und um zu beurteilen, ob weitere Vorbereitungssitzungen sinnvoll sind;
(c) den Abschlussstatus von Sitzungen und Gesamtbereitschaftssignale nutzen, um die Vorbereitungsplanung des Kandidaten zu steuern.

1.2 Die erlaubte Nutzung ist strikt auf Kandidatenvorbereitung und Coaching beschränkt. Die Dienste sind kein automatisiertes Screening-, Ranking- oder Shortlisting-Instrument und dürfen nicht als solches verwendet werden.

1.3 Die Verbote nach MSA §6.5 gelten weiterhin in vollem Umfang. Dieser Nachtrag schafft eine eng begrenzte Ausnahme im Rahmen von §6.5 ausschließlich für die in Abschnitt 1.1 beschriebene Recruiter-Einsichtnahme. Die Ausnahme setzt die Einhaltung der Anforderungen dieses Nachtrags voraus. Bei einem Verstoß des Kunden gegen eine Bedingung dieses Nachtrags erlischt die Ausnahme, und §6.5 gilt wieder in seinem gesamten Umfang.

2. KI-Gesetz der EU — Betreiberpflichten (Art. 26 KI-VO)

2.1 Wenn der Kunde die Dienste im Rahmen eines Auswahlverfahrens gegenüber Kandidaten einsetzt, erkennt der Kunde an, dass er als Betreiber eines KI-Systems im Sinne von Artikel 26 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-VO) handelt.

2.2 Der Kunde verpflichtet sich:

(a) Menschliche Aufsicht. Sicherzustellen, dass alle Entscheidungen, die den Auswahlprozess eines Kandidaten betreffen, eine menschliche Überprüfung einschließen. Keine Beschäftigungsentscheidung — einschließlich der Entscheidung, einen Kandidaten vorzustellen, nicht vorzustellen oder zurückzuziehen — darf ausschließlich auf Grundlage KI-generierter Analysen aus den Diensten getroffen werden.

(b) Keine ausschließliche Nutzung. KI-generierte Coaching-Analysen nicht als alleinige oder primäre Grundlage für eine Entscheidung zu verwenden, die rechtliche oder ähnlich bedeutsame Auswirkungen auf den Kandidaten hat.

(c) Transparenz gegenüber Kandidaten. Kandidaten vor jeder Sitzung darüber zu informieren, dass ein Recruiter ihre Coaching-Analyse einsehen kann, und dass die Analyse zur Vorbereitungsunterstützung und nicht zur automatisierten Auswahl dient.

(d) Bias-Monitoring. Die Nutzung von KI-Ausgaben auf diskriminierende Muster zu überwachen und bei Feststellung korrigierende Maßnahmen zu ergreifen.

(e) Vorfallmeldung. Voice2Evolve innerhalb einer angemessenen Frist über jeden Vorfall zu unterrichten, bei dem KI-Ausgaben aus den Diensten zu einer nachteiligen Entscheidung gegenüber einem Kandidaten beigetragen haben können, um Voice2Evolve die Erfüllung seiner eigenen Pflichten nach der KI-VO zu ermöglichen.

2.3 Klassifizierung als Nicht-Hochrisiko-System. Voice2Evolve hat die Dienste als Nicht-Hochrisiko-KI-System im Sinne von Anhang III Nr. 4 der KI-VO eingestuft, da die Dienste als Vorbereitungs- und Übungsinstrument für Kandidaten konzipiert und eingesetzt werden und nicht als Screening- oder Auswahlsystem für die Personalgewinnung. Diese Klassifizierung setzt voraus, dass die Nutzung durch den Kunden auf den in diesem Nachtrag und im MSA beschriebenen Vorbereitungs- und Coaching-Zweck beschränkt bleibt.

Der Kunde erkennt an, dass jede Nutzung KI-generierter Analysen zum Zwecke der Kandidaten-Selektion, des Rankings oder der Vorauswahl — oder für automatisierte Entscheidungen, die ein Auswahlresultat ersetzen oder faktisch bestimmen — die Nutzung eines Hochrisiko-KI-Systems im Sinne von Anhang III Nr. 4 Buchst. a der KI-VO darstellen würde. Eine solche Nutzung ist nach diesem Vertrag ausdrücklich untersagt.

3. BDSG §26 — Verarbeitung von Bewerberdaten

3.1 Soweit der Kunde oder ein Kandidat dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) unterliegt, richtet sich die Verarbeitung personenbezogener Bewerberdaten zu Zwecken der Personalgewinnung nach §26 BDSG.

3.2 Der Kunde versichert und gewährleistet:

(a) für jede Verarbeitung von Bewerberdaten über die Dienste eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO und, soweit anwendbar, eine zusätzliche nationale Voraussetzung wie §26 Abs. 1 BDSG identifiziert und dokumentiert zu haben;

(b) dass diese Rechtsgrundlage nicht ausschließlich die Einwilligung des Kandidaten ist. Der Kunde erkennt an, dass im Bewerbungskontext die Einwilligung nach §26 Abs. 2 BDSG angesichts des Machtgefälles zwischen Recruiter und Kandidat als nicht freiwillig gilt und daher keine ausreichende eigenständige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Bewerberdaten darstellt;

(c) seinen Datenschutzbeauftragten (sofern vorhanden) über den Einsatz der Dienste zur Verarbeitung von Bewerberdaten informiert zu haben.

3.3 Soweit Kandidaten nicht deutschem Recht unterliegen, aber gleichwertigen nationalen Datenschutzvorschriften für die Beschäftigung in einem anderen EU-Mitgliedstaat (darunter insbesondere §15 des österreichischen Datenschutzgesetzes, Artikel L. 1221-9 des französischen Code du travail oder gleichwertige Regelungen), ist der Kunde verpflichtet, diese Vorschriften im Sinne von §26 BDSG einzuhalten.

4. UK ICO-Leitlinien zum Beschäftigungsdatenschutz

4.1 Soweit der Kunde im Vereinigten Königreich tätig ist oder personenbezogene Daten von im Vereinigten Königreich ansässigen Kandidaten verarbeitet, hat der Kunde die Leitlinien des ICO zum Einsatz automatisierter Instrumente im Einstellungsverfahren in ihrer jeweils aktuellen Fassung einzuhalten.

4.2 Der Kunde erkennt an, dass der ICO von Arbeitgebern und Personalvermittlern, die KI-Instrumente im Auswahlverfahren einsetzen, insbesondere verlangt: (a) Kandidaten klar über den KI-Einsatz und die Nutzung der Ergebnisse zu informieren; (b) eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchzuführen und zu dokumentieren, wenn der KI-Einsatz ein hohes Risiko für Kandidaten darstellt; (c) eine sinnvolle menschliche Überprüfung jedes KI-beeinflussten Auswahlresultats sicherzustellen; (d) Kandidaten das Recht auf menschliche Überprüfung von Entscheidungen auf Basis automatisierter Verarbeitung zu gewähren.

4.3 Der Kunde trägt allein die Verantwortung für die Durchführung einer nach Art. 35 UK DSGVO erforderlichen DSFA im Zusammenhang mit der Nutzung der Dienste zu Rekrutierungszwecken.

5. Garantien nach Art. 22 DSGVO — Automatisierte Entscheidungsfindung

5.1 Die durch die Dienste erstellten KI-Coaching-Analysen stellen Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO dar. Soweit dieses Profiling rechtliche oder ähnlich bedeutsame Auswirkungen auf einen Kandidaten erzeugt oder dazu beitragen kann, gelten die Schutzmaßnahmen nach Art. 22 DSGVO.

5.2 Der Kunde verpflichtet sich:

(a) ausschließlich auf Grundlage KI-generierter Ausgaben aus den Diensten keine Entscheidung zu treffen, die rechtliche oder ähnlich bedeutsame Auswirkungen auf einen Kandidaten hat (einschließlich der Entscheidung, ihn nicht für eine Stelle vorzustellen);

(b) Kandidaten auf Anfrage eine sinnvolle menschliche Überprüfung jeder Auswahlentscheidung zu ermöglichen, die durch KI-Ausgaben aus den Diensten beeinflusst wurde;

(c) Kandidaten vor jeder Sitzung über ihr Recht auf menschliche Überprüfung gemäß Art. 22 Abs. 3 DSGVO und etwaiger nationaler Umsetzungsvorschriften zu informieren.

5.3 Der Kunde darf KI-Ausgabe-Schwellenwerte oder automatisierte Scoring-Grenzwerte nicht als automatische Filter einsetzen, die Kandidaten ohne menschliche Überprüfung aus einem Auswahlverfahren ausschließen.

6. Transparenz gegenüber Kandidaten und Pflicht zur Datenschutzmitteilung

6.1 Vor der Einladung eines Kandidaten zur Nutzung der Dienste muss der Kunde dem Kandidaten eine DSGVO-konforme Datenschutzmitteilung nach Art. 13 DSGVO zukommen lassen, die:

(a) den Kunden als Verantwortlichen für die Kandidaten-Sitzungsdaten in diesem Kontext benennt;
(b) Voice2Evolve als Auftragsverarbeiter benennt;
(c) erläutert, dass Live-Sprachaudio, Sitzungsprotokolle und KI-generierte Coaching-Analysen verarbeitet werden und dass der Kunde die Coaching-Analyse einsehen kann;
(d) die Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO und, soweit anwendbar, eine zusätzliche nationale Beschäftigtendatenschutz-Voraussetzung angibt;
(e) die Rechte des Kandidaten nach Art. 15–22 DSGVO beschreibt, einschließlich des Rechts auf menschliche Überprüfung von Entscheidungen (Art. 22 Abs. 3 DSGVO);
(f) Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen (des Kunden) angibt;
(g) auf das Beschwerderecht des Kandidaten bei der zuständigen Aufsichtsbehörde hinweist.

6.2 Voice2Evolve stellt eine Mustervorlage für eine DSGVO-konforme Kandidaten-Datenschutzmitteilung zur Verfügung. Die Vorlage ist abrufbar unter https://voice2evolve.com/legal/candidate-privacy-notice-template. Der Kunde ist verantwortlich für die Vervollständigung der Vorlage mit seinen eigenen Angaben und für die Sicherstellung, dass diese die Datenverarbeitungstätigkeiten des Kunden korrekt wiedergibt. Die Vorlage wird zur Erleichterung bereitgestellt und stellt keine Rechtsberatung dar.

6.3 Der Kunde hat Belege über die Bereitstellung der Kandidaten-Datenschutzmitteilung (z. B. Zeitstempel der Zustellung, Bestätigung durch den Kandidaten bei der Einladung) für die Dauer der Vereinbarung zuzüglich drei (3) Jahre aufzubewahren.

7. Kein Weitergabe von Analysen an Auftraggeber

7.1 Der Kunde darf Voice2Evolve-Sitzungsanalysen, KI-generierte Coaching-Ausgaben, Sitzungsbewertungen oder Transkriptauszüge nicht an den Auftraggeber (das Unternehmen, das die Suche oder Stelle beauftragt hat) weitergeben, übermitteln oder anderweitig zugänglich machen, ohne die ausdrückliche schriftliche Einwilligung des Kandidaten.

7.2 Der Mehrwert der Dienste entsteht für den Kandidaten (verbesserte Vorbereitung und Leistung) und für den Kunden (Nachgesprächsunterstützung und Sitzungsstatus). Der Auftraggeber erhält einen besser vorbereiteten Kandidaten im Gespräch; er erhält keine Voice2Evolve-Ausgaben und darf diese ohne Einwilligung des Kandidaten nicht erhalten.

7.3 Ein Verstoß gegen diesen Abschnitt 7 stellt eine wesentliche Vertragsverletzung im Sinne von MSA §14.3 dar.

8. Antidiskriminierungspflichten

8.1 Der Kunde gewährleistet, dass er KI-generierte Ausgaben aus den Diensten nicht zur Diskriminierung von Kandidaten aufgrund eines nach anwendbarem Recht geschützten Merkmals nutzt, insbesondere:

(a) Rasse, ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG);
(b) der geschützten Merkmale nach dem Equality Act 2010 (Vereinigtes Königreich) oder vergleichbarer EU-Umsetzungsgesetzgebung;
(c) jeder geschützten Kategorie nach dem anwendbaren nationalen Arbeits- und Antidiskriminierungsrecht in den Ländern, in denen der Kunde tätig ist.

8.2 Stellt der Kunde potenzielle Verzerrungen in KI-Ausgaben fest, die mit einem geschützten Merkmal korrelieren könnten, hat er Voice2Evolve unverzüglich zu informieren und die Nutzung der betreffenden KI-Ausgabe für diesen Zweck bis zur Klärung einzustellen.

9. B2B-Verträge — Verbraucher-Widerrufsrecht

9.1 Dieser Nachtrag und die im Rahmen desselben erbrachten Sitzungen werden ausschließlich auf Grundlage eines Business-to-Business-Vertrags zwischen Voice2Evolve und dem Kunden erbracht. Der Kunde ist kein Verbraucher im Sinne von §13 BGB.

9.2 Das gesetzliche Verbraucher-Widerrufsrecht nach §§ 312g, 355 BGB und das entsprechende Recht nach der EU-Verbraucherrechterichtlinie gelten nicht für den Kauf von Credits durch den Kunden oder für einzelne Sitzungseinladungen, die im Rahmen dieses Nachtrags ausgestellt werden.

10. Zusicherungen und Gewährleistungen

Der Kunde sichert zu und gewährleistet:

(a) die rechtliche Befugnis zu haben, die benannten Kandidaten zur Nutzung der Dienste einzuladen;
(b) alle anwendbaren Arbeits-, Datenschutz- und Antidiskriminierungsgesetze im Zusammenhang mit der Nutzung der Dienste eingehalten zu haben und einzuhalten;
(c) die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Bewerberdaten nach Abschnitt 3 dokumentiert zu haben;
(d) die nach Abschnitt 6 erforderliche Kandidaten-Datenschutzmitteilung vor Beginn einer Sitzung bereitgestellt zu haben oder bereitzustellen;
(e) alle Anfragen von Kandidaten zur Ausübung von Betroffenenrechten nach Art. 15–22 DSGVO zu erfüllen und mit Voice2Evolve bei der technischen Umsetzung solcher Anfragen zusammenzuarbeiten.

11. Haftung

11.1 Der Kunde haftet allein für Bußgelder, Strafen oder Sanktionen, die eine Aufsichtsbehörde wegen eines Verstoßes des Kunden gegen seine Pflichten als Verantwortlicher nach diesem Nachtrag oder nach anwendbarem Arbeits- oder Datenschutzrecht verhängt.

11.2 Die Haftung von Voice2Evolve im Zusammenhang mit diesem Nachtrag unterliegt den Haftungsbeschränkungen nach MSA §11.

12. Anwendbares Recht und Vertragssprache

12.1 Dieser Nachtrag unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland. Streitigkeiten unterliegen der ausschließlichen Zuständigkeit der Gerichte in Stuttgart, Deutschland.

12.2 Dieser Nachtrag ist auf Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch und Spanisch verfügbar. Bei Abweichungen zwischen veröffentlichten Sprachfassungen hat die englische Fassung Vorrang.

Dieser Nachtrag wird elektronisch geschlossen und wird für den Kunden verbindlich, wenn der Kunde bei der Tenant-Registrierung „Personalvermittlungsagentur" als Verwendungszweck ausgewählt hat oder den Nachtrag gesondert schriftlich angenommen hat.