Incoterms mit Lieferanten verhandeln

Incoterms erscheinen in Angeboten oft nur als drei Buchstaben: EXW, FCA, FOB, CIF, DAP oder DDP. Hinter diesen Kürzeln steht jedoch eine weitreichende Verteilung von Aufgaben, Kosten und Risiken zwischen Verkäufer und Käufer.

Wer die vom Lieferanten vorgeschlagene Lieferbedingung ungeprüft übernimmt, verhandelt deshalb nicht nur über Logistik. Die Wahl beeinflusst Frachtkosten, Zollabwicklung, Versicherungspflichten und den Zeitpunkt, an dem die Gefahr des Verlusts oder der Beschädigung auf den Käufer übergeht.

Was ein Incoterm festlegt

Die Incoterms-Regeln ordnen insbesondere zu:

• wer den Transport organisiert und welche Kosten trägt;
• wo die Gefahr des Verlusts oder der Beschädigung übergeht;
• wer Ausfuhr- und Einfuhrformalitäten erledigt;
• welche Partei bei bestimmten Klauseln eine Transportversicherung abschließen muss.

Der benannte Ort oder Hafen ist dabei ebenso wichtig wie das Kürzel. „FCA Werk des Lieferanten“ und „FCA Terminal am Abgangshafen“ können zu sehr unterschiedlichen Pflichten und Kosten führen. Eine Lieferbedingung ohne genaue Ortsangabe bleibt unnötig mehrdeutig.

Zwei Beispiele verdeutlichen die Spannweite. Bei EXW stellt der Verkäufer die Ware grundsätzlich an seinem benannten Ort bereit. Viele weitere Aufgaben liegen beim Käufer, wobei EXW gerade bei grenzüberschreitenden Lieferungen praktische Probleme bei der Ausfuhrabfertigung verursachen kann. Bei DDP übernimmt der Verkäufer weitreichende Pflichten bis zum benannten Bestimmungsort einschließlich der Einfuhrabwicklung. Das ist bequem, setzt aber voraus, dass er die rechtlichen und steuerlichen Anforderungen im Einfuhrland tatsächlich erfüllen kann.

Warum Angebotspreise allein nicht vergleichbar sind

Ein EXW-Preis und ein DDP-Preis bilden nicht denselben Leistungsumfang ab. Ein belastbarer Angebotsvergleich braucht deshalb die vollständigen Einstandskosten. Dazu gehören je nach Lieferbedingung Fracht, Versicherung, Zölle, Abfertigungsgebühren, Steuern und interner Verwaltungsaufwand.

Eine niedrige Ab-Werk-Zahl kann im ersten Vergleich attraktiv wirken und sich nach Einrechnung der Logistikkosten als teurer erweisen. Umgekehrt kann ein gelieferter Preis eine Frachtmarge des Lieferanten enthalten, obwohl der Käufer selbst bessere Konditionen mit Spediteuren erzielen könnte.

Ein weiteres Risiko entsteht, wenn eine Partei Pflichten übernimmt, die sie praktisch nicht erfüllen kann. Ein ausländischer Lieferant ist zum Beispiel nicht automatisch in der Lage, als Einführer im Bestimmungsland aufzutreten. Solche Fragen müssen vor der Vereinbarung geklärt werden, nicht erst wenn die Ware beim Zoll steht.

Die passende Lieferbedingung bewusst wählen

Die richtige Wahl hängt von Lieferweg, Warenart, Verhandlungsmacht und eigener Logistikkompetenz ab. Unternehmen mit gebündelten Frachtmengen und guten Speditionskonditionen können davon profitieren, den Haupttransport selbst zu steuern. Wer diese Infrastruktur nicht besitzt oder eine besonders schwierige Strecke absichern muss, kann mit einer Lieferbedingung bis zum Bestimmungsort besser aufgestellt sein.

Keine Klausel ist grundsätzlich überlegen. Entscheidend ist, wer die jeweilige Aufgabe zuverlässiger und kostengünstiger erfüllen und das zugehörige Risiko besser steuern kann.

Zwei Punkte verdienen besondere Sorgfalt:

1. Der benannte Ort muss so genau wie möglich bezeichnet sein.
2. Beide Seiten müssen wissen, an welchem Punkt die Gefahr übergeht und wer den jeweiligen Transportabschnitt versichert.

Auch die verwendete Fassung der Incoterms-Regeln, derzeit typischerweise „Incoterms 2020“, sollte im Vertrag genannt werden. Die Lieferbedingung ersetzt außerdem keine Regelungen zu Eigentumsübergang, Zahlungsbedingungen oder mangelhafter Ware.

Kosten, Kontrolle und Bequemlichkeit abwägen

Lieferbedingungen bis zum Bestimmungsort schaffen häufig einen klaren Verantwortungsweg und verringern den eigenen Koordinationsaufwand. Dafür bezahlt der Käufer unter Umständen die Logistikkosten und die Marge des Lieferanten.

Wer den Transport selbst kontrolliert, kann Kosten senken, Sendungen bündeln und eigene Speditionsverträge nutzen. Diese Vorteile entstehen jedoch nur, wenn die Organisation über die nötigen Prozesse und Fachkenntnisse verfügt. Sonst wird vermeintliche Kontrolle zur operativen Belastung.

Die Verhandlung sollte deshalb nicht bei der Frage enden, welche Bedingung üblich ist. Sie muss klären, welche Variante die besten Gesamtkosten und die verlässlichste Abwicklung für das konkrete Geschäft bietet.

Das Argument im Gespräch vertreten

Lieferanten stellen ihre bevorzugte Lieferbedingung häufig als unveränderliche Versandpraxis dar. Der Einkauf braucht dann eine konkrete Begründung: niedrigere vollständige Einstandskosten, bessere Frachtraten, ein klarerer Gefahrübergang oder die Fähigkeit des Lieferanten, die Einfuhr verlässlich abzuwickeln.

Mit Voice2Evolve lässt sich dieses kurze, aber folgenreiche Gespräch unter realistischem Widerstand üben. So kann das Team prüfen, ob seine Gesamtkostenrechnung und die gewünschte Risikoverteilung auch dann tragen, wenn der Lieferant auf seinem üblichen Incoterm besteht.