Der Stückpreis ist die falsche Zahl zum Verhandeln

Preisverhandlungen konzentrieren sich häufig auf eine einzige Zahl: den Stückpreis, den Tagessatz oder die Lizenzgebühr pro Nutzer. Das ist kein Zufall. Lieferanten stellen ihre Preise gern in leicht vergleichbaren Einheiten dar, weil sich diese Einheiten klar erklären und verteidigen lassen. Was während der Vertragslaufzeit zusätzlich anfällt, bleibt dabei oft außerhalb des Blickfelds: Implementierung, Wartung, steigende Mengen, Upgrades oder die spätere Migration. So verhandelt der Einkauf intensiv über die sichtbarste Zahl und übersieht Kosten, die in Summe größer sind und sich oft besser beeinflussen lassen.

Die Kosten jenseits des Stückpreises

Ein Softwarekauf zeigt das besonders deutlich. In der Präsentation steht die Lizenzgebühr. Die tatsächlichen Ausgaben umfassen jedoch auch die Implementierung durch einen Partner, den Aufwand des internen IT-Teams, Schulungen, Anpassungen, Wartung, spätere Preiserhöhungen und schließlich die Kosten eines Plattformwechsels. Keine dieser Positionen ist in der Lizenzgebühr enthalten. Die meisten waren bei Vertragsabschluss absehbar, wurden aber trotzdem nicht verhandelt.

Dasselbe Muster findet sich bei Dienstleistungen, Investitionsgütern und in der Logistik. Die Warengruppe ändert sich, die Struktur bleibt gleich: Der Lieferant lenkt die Aufmerksamkeit auf den Stückpreis, während die übrigen Kosten über die gesamte Geschäftsbeziehung hinweg weiterlaufen.

Die Gesamtkosten zum Verhandlungsgegenstand machen

Wer die Verhandlung vom Stückpreis auf die Gesamtbetriebskosten verlagern will, muss die vollständige Kostenstruktur vor dem Gespräch erfassen. Dazu gehören sowohl Positionen, die der Lieferant kontrolliert, etwa Implementierung, Support und Upgrades, als auch interne Kosten, die sich durch Vertragslaufzeit, Abnahmemengen oder Ausstiegsrechte beeinflussen lassen. Die Gesamtsumme ist fast immer höher, als der Stückpreis vermuten lässt. Sobald sie auf dem Tisch liegt, verändert sich das Gespräch.

Ein Lieferant, der seinen Stückpreis verteidigt, ist auf genau diese Diskussion vorbereitet. Muss er dagegen die Gesamtbetriebskosten erklären, verschiebt sich das Gespräch auf weniger vertrautes Terrain. Dann lässt sich konkret fragen: Welche Leistungen umfasst die Implementierung? Was kostet ein sauberer Ausstieg am Ende der Laufzeit? Wie haben sich die Wartungsgebühren bei vergleichbaren Verträgen entwickelt? Solche Fragen sind nicht konfrontativ. Sie zeigen lediglich, dass der Einkauf seine Zahlen kennt und über die tatsächlichen Ausgaben verhandelt, nicht nur über die übersichtlichste Position im Preisblatt.

Wo der eigentliche Verhandlungswert liegt

Der größte Vorteil dieser Betrachtung liegt nicht allein in einer unmittelbaren Einsparung. Sie macht konkrete Vertragsbedingungen verhandelbar: gedeckelte Implementierungskosten, verbindliche Reaktionszeiten im Support, festgelegte Wartungsgebühren, faire Ausstiegsregelungen oder flexible Mengenstaffeln. Solche Bedingungen schaffen über die gesamte Laufzeit erheblichen Wert. Trotzdem bleiben sie oft unangetastet, weil sich die Aufmerksamkeit vollständig auf den Stückpreis richtet.

Das bedeutet nicht, auf die Verhandlung des Stückpreises zu verzichten. Es bedeutet, den Verhandlungsgegenstand zu erweitern. Selbst wenn ein Lieferant beim Preis nicht nachgibt, besteht bei den übrigen Konditionen häufig noch Spielraum. Mit Voice2Evolve können Einkaufsteams genau diesen Wechsel trainieren: weg von der isolierten Preisforderung, hin zu einer belastbaren Argumentation über die Gesamtkosten, auch wenn der Lieferant das Gespräch immer wieder auf seine Ausgangszahl zurückführt.

Das Wichtigste für den Einkauf

• Erfassen Sie vor jedem Gespräch die Gesamtkosten über die Vertragslaufzeit, einschließlich Implementierung, Wartung, Upgrades und Migration.
• Fordern Sie vom Lieferanten eine vollständige Darstellung der Gesamtbetriebskosten an und stellen Sie diese Ihrer eigenen Kalkulation gegenüber.
• Verhandeln Sie gezielt Konditionen, die über die Laufzeit wirken: gedeckelte Implementierungsgebühren, garantierte Wartungsraten und Ausstiegsregelungen ohne Strafgebühren.
• Nutzen Sie den Spielraum bei den übrigen Konditionen, wenn der Lieferant beim Stückpreis nicht nachgibt, und benennen Sie diesen Tausch ausdrücklich.