Lieferanten-Preiserhöhungen verhandeln: Das erste Gespräch

Nachdem die schriftliche Forderung geprüft ist, beginnt die eigentliche Verhandlung. Das erste Gespräch dient dabei nicht dazu, sofort einen neuen Preis zu vereinbaren. Es soll klären, worauf die Forderung beruht, welche Informationen noch fehlen und nach welchem Verfahren beide Seiten weiterarbeiten.

Wer diese Ziele vorab festlegt, gerät weniger leicht in eine spontane Prozentdiskussion.

Mit einem klaren Mandat in das Gespräch gehen

Vor dem Termin sollte der Einkauf mindestens Folgendes kennen:

aktueller Preis, Mengenentwicklung und Vertragslage,
verlangte Erhöhung und jährliche Ergebniswirkung,
relevante Marktindizes und bekannte Kostentreiber,
eigene Zielvorstellung und Freigabegrenzen,
Alternativen bei ausbleibender Einigung,
mögliche Gegenleistungen und Tauschgrößen.

Ebenso wichtig ist die Rollenverteilung. Wer führt das Gespräch? Wer prüft technische oder kaufmännische Daten? Wer darf eine Einigung freigeben? Ungeklärte Zuständigkeiten erzeugen vor dem Lieferanten schnell widersprüchliche Signale.

Die Forderung in Bestandteile zerlegen

Beginnen Sie nicht mit einem Gegenprozentsatz. Lassen Sie den Lieferanten zunächst erläutern, welche Kosten sich verändert haben, seit wann dies gilt und wie daraus die konkrete Forderung abgeleitet wurde.

Hilfreiche Fragen sind:

Was ist der gewählte Vergleichszeitraum?
Welche Kostenpositionen erklären welchen Anteil der Erhöhung?
Welche Produktgruppen sind tatsächlich betroffen?
Welche Effizienzsteigerungen oder Kostensenkungen wirken gegenläufig?
Welche Annahmen beruhen auf Prognosen statt auf bereits eingetretenen Kosten?

Damit verlagert sich das Gespräch von einer pauschalen Forderung auf nachvollziehbare Ursachen.

Verständnis zeigen, ohne zuzustimmen

Sie können anerkennen, dass bestimmte Kosten gestiegen sind, ohne die daraus abgeleitete Preisforderung zu akzeptieren. Eine klare Formulierung wäre:

Wir sehen die Veränderung bei einzelnen Kostenfaktoren. Die geforderte Gesamterhöhung lässt sich daraus für uns noch nicht ableiten. Dafür benötigen wir die Gewichtung der Faktoren und eine artikelbezogene Betrachtung.

Diese Trennung ist wichtig. Verständnis für die Lage des Lieferanten darf nicht als Zustimmung zur Höhe, zum Umfang oder zum Startdatum der Erhöhung verstanden werden.

Keine Bewegung ohne Gegenleistung

Falls eine Preisanpassung wirtschaftlich begründet ist, sollte sie nicht isoliert verhandelt werden. Mögliche Tauschgrößen sind etwa:

eine zeitliche Befristung oder spätere Überprüfung,
eine automatische Senkung bei rückläufigen Indizes,
Produktivitätszusagen,
veränderte Mengen- oder Laufzeitbindungen,
bessere Liefer-, Qualitäts- oder Servicezusagen,
eine gestaffelte statt sofortige Anpassung.

Jede Bewegung sollte an eine konkrete Gegenleistung geknüpft sein. So bleibt die Verhandlung ein Austausch und wird nicht zur schrittweisen Annäherung an die Ausgangsforderung.

Das Gespräch mit einem belastbaren nächsten Schritt beenden

Am Ende müssen noch nicht alle Zahlen feststehen. Es sollte jedoch dokumentiert sein, welche Unterlagen geliefert werden, wer sie prüft und wann die nächste Entscheidung fällt. Halten Sie außerdem ausdrücklich fest, was nicht vereinbart wurde.

Mit Voice2Evolve können Einkaufsteams dieses erste Gespräch realitätsnah proben. Im Mittelpunkt stehen die Fragen, mit denen eine pauschale Forderung aufgeschlüsselt wird, und die Ruhe, die nötig ist, um auch bei hohem Zeitdruck ohne vorschnelle Zusage aus dem Termin zu gehen.