Lieferanten-Preiserhöhung verhandeln: Das erste Gespräch

Der Lieferant fordert 8 Prozent mehr und möchte die neuen Preise ab dem nächsten Monat anwenden. Der häufigste Fehler besteht darin, sofort über die 8 Prozent zu verhandeln.

Dafür ist das erste Gespräch meistens zu früh.

Seine eigentliche Aufgabe ist nüchterner: Was genau wird verlangt? Welche Artikel und Standorte sind betroffen? Ab wann soll die Änderung gelten? Welche Kosten haben sich tatsächlich verändert? Welche Unterlagen kann der Lieferant vorlegen? Erst wenn diese Punkte klar sind, lohnt sich die Diskussion über eine konkrete Preisbewegung.

Die schriftliche Antwort auf eine Preiserhöhungsforderung kann die Position des Einkaufs zunächst sichern. Im ersten Gespräch zeigt sich, ob sie auch unter Druck hält.

Die Forderung präzise machen

Eine pauschale Prozentzahl verdeckt häufig sehr unterschiedliche Effekte.

Fragen Sie nach Produktgruppen, Standorten, Vergleichszeiträumen und dem gewünschten Startdatum. Lassen Sie erklären, welche Kostenposition welchen Anteil der Forderung verursacht. Trennen Sie bereits eingetretene Kosten von Prognosen. Prüfen Sie, ob Volumen, Produktivität, Wechselkurse oder Mixeffekte berücksichtigt wurden.

Ein Rohstoff kann deutlich teurer geworden sein und trotzdem nur einen kleinen Anteil an den Herstellkosten haben. Energie kann gestiegen sein, während Fracht gefallen ist. Eine globale Forderung kann auf Lohnentwicklungen in nur einem Land beruhen. Genau diese Details entscheiden darüber, ob eine Forderung wirtschaftlich nachvollziehbar ist.

Im ersten Termin muss der Einkauf die Forderung noch nicht widerlegen. Er muss sie so konkret machen, dass sie überprüfbar wird.

Verständnis ist keine Zustimmung

Es ist sinnvoll, die Lage des Lieferanten ernst zu nehmen. Problematisch wird es erst, wenn die Formulierung bereits Zustimmung signalisiert.

"Wir sehen, dass einzelne Kosten gestiegen sind" lässt die Bewertung offen. "Wir verstehen, warum Sie 8 Prozent brauchen" übernimmt dagegen bereits die Schlussfolgerung des Lieferanten.

Der Unterschied wirkt klein, ist aber kaufmännisch relevant. Sobald der Einkauf ohne Prüfung über 5 oder 6 Prozent spricht, lautet die Frage nicht mehr, ob die 8 Prozent begründet sind. Sie lautet nur noch, wie viel davon akzeptiert wird.

Kein Gegenprozentsatz aus Höflichkeit

Ein spontaner Gegenwert vermittelt Aktivität, liefert dem Lieferanten aber möglicherweise mehr Information als dem Einkauf.

Ohne belastbare Kostenbrücke lässt sich kaum beurteilen, ob 2 Prozent hart, großzügig oder völlig am Thema vorbei sind. Der Einkauf zeigt damit seine Bewegungsbereitschaft, bevor er etwas Gleichwertiges gelernt hat.

Besser ist es, die fehlenden Nachweise festzuhalten: Kostenaufschlüsselung, relevante Indizes, Gewichtung der Hauptkostentreiber, Vergleichsperiode, Produktivitätsfortschritte, Mengenannahmen und gegebenenfalls ein Mechanismus für spätere Preissenkungen.

Wenn ausreichende Kostentransparenz bereits vorliegt, kann die Verhandlung selbstverständlich früher beginnen. Entscheidend ist, dass die Zahl aus der Analyse kommt und nicht aus dem Wunsch, eine unangenehme Pause zu beenden.

Ein Sollkostenmodell ordnet die genannten Kostentreiber nach Material, Arbeit, Produktivität, Gemeinkosten und Marge. Damit kann der Einkauf in der nächsten Runde gezielt nachfragen, anstatt nur einen Gegenprozentsatz zu nennen.

Zeitpunkt und Dauer mitverhandeln

Das Startdatum ist kein administratives Detail.

Eine Erhöhung ab nächstem Monat hat eine andere Ergebniswirkung als eine gestaffelte Anpassung über zwei Quartale. Rückwirkung ist noch einmal etwas anderes. Vertragliche Ankündigungsfristen, Preisgleitklauseln und definierte Review-Zeitpunkte sollten deshalb vor einer Zusage geprüft werden.

Auch die Dauer gehört auf den Tisch. Wenn eine Forderung mit einem volatilen Rohstoff begründet wird, warum sollte die Erhöhung dauerhaft sein? Ein befristeter Zuschlag, ein Review-Termin oder ein beidseitiger Indexmechanismus können wirtschaftlich sauberer sein.

Mit einem klaren nächsten Schritt enden

"Wir prüfen das und melden uns" ist kein guter Abschluss.

Halten Sie fest, welche Daten der Lieferant liefert, wer sie prüft und wann die nächste Runde stattfindet. Dokumentieren Sie ebenso klar, was nicht vereinbart wurde: weder Prozentsatz noch Startdatum oder Rückwirkung, sofern darüber keine ausdrückliche Einigung besteht.

So beginnt das nächste Gespräch nicht mit einer vermeintlichen Zustimmung, die im ersten Termin nie gegeben wurde.

Das erste Gespräch muss keinen neuen Preis liefern. Es sollte dafür sorgen, dass die eigentliche Verhandlung auf einer besseren Grundlage beginnt.

Voice2Evolve bildet genau diese Situation im Training ab. Der Lieferant drängt auf eine schnelle Reaktion und versucht, die Diskussion früh auf eine Prozentzahl zu ziehen. Geübt wird, den Termin bei Fakten, Umfang und Prozess zu halten, bis genug Substanz vorhanden ist, um über Geld zu verhandeln.