Warum Einkaufseinsparungen nicht in der GuV ankommen

Jede Einkaufsfunktion hat eine Zahl, auf die sie stolz ist, die Summe, die sie übers Jahr herausverhandelt hat, und die meisten haben gelernt, das Gespräch zu fürchten, in dem das Controlling diese Summe in den Zahlen sucht und nicht findet. Die Einsparung war real in dem Sinne, dass die Preise tatsächlich gesunken sind. Sie war nicht real in dem Sinne, der den CFO interessiert, nämlich ob das Geld, das frei werden sollte, irgendwo aufgetaucht ist, auf das ein Controller zeigen kann. Nur diese zweite Bedeutung zählt am Ende, und die Lücke zwischen beiden untergräbt leise, wie ernst der Rest des Unternehmens den Einkauf nimmt.

Es lohnt sich, ehrlich zu sein, warum die Lücke entsteht, denn sie ist selten Unredlichkeit und fast immer Struktur.

Verhandelt und realisiert sind verschiedene Zahlen

Eine verhandelte Einsparung ist ein Preis, der gefallen ist. Eine realisierte Einsparung sind Ausgaben, die tatsächlich niedriger waren, als sie sonst gewesen wären, nachvollzogen bis in das Budget, in dem sie saßen. Diese beiden Dinge gehen aus einer langen Liste ganz gewöhnlicher Gründe auseinander, von denen keiner damit zu tun hat, dass jemand etwas falsch gemacht hätte. Die Menge, die die Einsparung unterstellte, kam nie zustande, also griff der bessere Stückpreis auf weit weniger Stück. Der Vertrag war hervorragend, aber das halbe Unternehmen kaufte weiter über alte Kanäle daran vorbei. Die Vergleichsbasis, an der die Einsparung gemessen wurde, war großzügig, gebaut auf einem Listenpreis oder einem Worst-Case-Angebot, das realistischerweise nie jemand gezahlt hätte.

Jeder dieser Punkte verwandelt eine selbstbewusste Zahl im Einkaufsbericht in etwas, das das Controlling nicht abstimmen kann. Der Abschluss stand, die Einsparung wurde verbucht, und dann zerstreute sich das Geld in Mengenänderungen, wildem Einkauf und optimistischen Vergleichsbasen, bevor es je die Zeile erreichte, an der man dem CFO sein Erscheinen versprochen hatte.

Kostenvermeidung ist real, aber kein Bargeld

Eine besondere Reibungsquelle ist die Gewohnheit, Kostenvermeidung in dieselbe Summe wie harte Einsparungen zu packen. Einem Lieferanten eine geplante Erhöhung auszureden ist echter Wert, und eine Funktion, die das gut macht, schützt das Unternehmen vor Kosten, die es sonst tragen würde. Das Problem ist, diese vermiedene Erhöhung so darzustellen, als wäre sie nun Geld, das anderswo zur Verfügung steht. Das Controlling erlebt beides völlig unterschiedlich. Harte Einsparungen lassen sich aus einem Budget herausnehmen. Vermiedene Kosten bedeuten lediglich, dass ein Budget nicht so schnell gewachsen ist, wie es hätte können, was sehr viel wert ist, sich aber nicht umverteilen lässt. Beides in eine stolze Zahl zu mischen ist der schnellste Weg, das Vertrauen eines Finanzpartners zu verlieren, denn beim ersten Test ist das Geld nicht da.

Die Lücke ist ein Glaubwürdigkeitsproblem, bevor sie ein finanzielles ist

Die Versuchung ist, das alles als buchhalterische Feinheit zu behandeln, als Abstimmungsübung, die das Finanzteam im Nachhinein klären kann. Es ist ernster als das. Wenn der Einkauf wieder und wieder Einsparungen meldet, die die GuV nicht bestätigt, wird die Funktion langsam zu dem Team, dessen Zahlen man nach unten korrigiert, bevor man sich darauf verlässt. Dieser Ruf ist teuer auf eine Weise, die in keinem Einsparungsbericht auftaucht. Man spürt ihn, wenn der Einkauf um Personal bittet, wenn er für einen früheren Platz in einer Sourcing-Entscheidung argumentiert oder wenn er die Befugnis will, eine Warengruppe zu halten, die das Unternehmen lieber dem bisherigen Lieferanten überließe. Glaubwürdigkeit beim Controlling ist die Währung, die dem Einkauf seinen Einfluss kauft, und gemeldete Einsparungen, die sich verflüchtigen, geben sie aus.

Die Lücke zu schließen ist meist Einigung, nicht Rechnen

Das Ermutigende ist, dass der größte Teil der Lösung nicht technisch ist. Sie beginnt damit, die Definitionen vor Jahresbeginn zu vereinbaren, statt nach Jahresende über sie zu streiten. Wenn Controlling und Einkauf gemeinsam festlegen, was als Einsparung zählt, welche Vergleichsbasis fair ist und wie Vermeidung getrennt vom Bargeld ausgewiesen wird, entstehen die meisten späteren Streitfälle schlicht nicht. Von dort wird es eine Sache, die zugesagte Einsparung bis zur tatsächlichen Ausgabe zu verfolgen, früh zu bemerken, wenn Menge oder Vertragstreue die realisierte Zahl von der verhandelten wegzieht, und bereit zu sein, die kleinere wahre Zahl zu melden statt der größeren erhofften. Eine Funktion, die das tut, wirkt auf einer einzelnen Folie weniger beeindruckend und übers Jahr deutlich glaubwürdiger, und das ist der Tausch, der sich lohnt.

Darunter liegt eine Lektion über das Verhandeln, nämlich dass ein Abschluss mit der Unterschrift nicht fertig ist. Er ist fertig, wenn der Wert tatsächlich ankommt, und eine Position durch die lange Umsetzung danach zu halten verlangt dieselbe Gelassenheit wie ihr Gewinn am Tisch. Der Einkäufer, der im siebten Monat leise nachgibt, wenn der Lieferant auf eine Neuverhandlung des Umfangs drängt oder die Vertragstreue still erodieren lässt, gibt zurück, was im Raum gewonnen wurde. Dieses Durchhalten ist eine Fähigkeit, und wie jede Fähigkeit hält sie besser stand, wenn sie unter Druck geübt wurde. Mit Voice2Evolve können Einkaufsteams genau diese Momente proben, die lange nach dem Handschlag, in denen die Einsparung entweder verteidigt oder verloren wird, damit die zu Jahresbeginn gemeldete Zahl am Jahresende noch da ist, um gefunden zu werden.