Warum der QBR auch eine Verhandlung ist

Einkauf und Lieferant gehen häufig mit unterschiedlichen Erwartungen in einen Quarterly Business Review. Für den Einkauf ist der QBR vor allem ein Leistungsrückblick: Scorecard besprechen, Abweichungen klären und den Zustand der Zusammenarbeit bewerten. Der Lieferant betrachtet dieselbe Stunde zusätzlich als kaufmännisches Gespräch. Sein Team möchte Preise verteidigen, künftige Prioritäten beeinflussen, die eigene Position bei der nächsten Verlängerung stärken und weitere Budgetanteile sichern. Die eine Seite bereitet einen Statusabgleich vor. Die andere verfolgt bereits Verhandlungsziele.

Was verhandelt wird, auch wenn es niemand ausspricht

In einem QBR werden wirtschaftlich relevante Erwartungen geprägt, auch wenn sie nicht auf der Tagesordnung stehen. Wie beide Seiten die Leistung des vergangenen Quartals einordnen, bestimmt die Messlatte für das nächste. Gelingt es dem Lieferanten, ein deutliches Versäumnis als einmaligen Ausreißer darzustellen, beeinflusst diese Deutung alle späteren Gespräche. Auch eine künftige Preiserhöhung, eine Leistungsänderung oder die Position für die nächste Vertragsverlängerung wird häufig lange vor dem formalen Angebot vorbereitet.

Wer den QBR als reine Verwaltungsaufgabe behandelt, nimmt diese Signale leicht als beiläufige Informationen hin. Die Leistungsdarstellung des Lieferanten bleibt unwidersprochen, Hinweise auf eine spätere Erhöhung werden nicht vertieft und neue Erwartungen setzen sich fest, ohne ausdrücklich verhandelt worden zu sein.

Die Asymmetrie, die das Ergebnis entscheidet

Dieses Ungleichgewicht entsteht weniger aus unterschiedlichem Können als aus unterschiedlicher Vorbereitung. Der Kundenbetreuer des Lieferanten kommt mit Zielen, Argumenten und einer klaren Vorstellung davon, was er erreichen und gegebenenfalls anbieten will. Der Einkauf bringt häufig vor allem die Scorecard und offene Punkte mit. Selbst wenn er objektiv über die stärkere Position verfügt, nutzt er sie nicht, wenn er sich auf die kaufmännische Dimension des Gesprächs nicht vorbereitet hat.

Über mehrere Quartale summieren sich solche kleinen Vorteile. Leistungsabweichungen werden großzügiger bewertet, spätere Preiserhöhungen wirken besser vorbereitet und die Initiative in der Beziehung wandert schrittweise zum Lieferanten, obwohl der Einkauf auf dem Papier über erhebliche Hebel verfügt.

Sich auf die Besprechung vorbereiten, in der man wirklich sitzt

Den QBR als kaufmännisches Gespräch vorzubereiten bedeutet nicht, ihn unnötig konfrontativ zu führen. Der Einkauf sollte eigene Ziele festlegen, statt ausschließlich der Agenda des Lieferanten zu folgen. Vor dem Termin muss klar sein, welche Leistungsbewertung Bestand haben soll, welche Entscheidungen benötigt werden, welche späteren Verhandlungen sich bereits abzeichnen und welche Ziele der Lieferant voraussichtlich verfolgt.

Mit Voice2Evolve können Einkaufsteams diese Situation trainieren: eine geschönte Leistungsdarstellung prüfen, frühe kaufmännische Signale erkennen und die eigenen Ziele gegenüber einem gut vorbereiteten Lieferantenteam vertreten. Der Lieferant wird den QBR weiterhin als wirtschaftlich relevantes Gespräch behandeln. Der Einkauf sollte sich ebenso bewusst darauf vorbereiten.