Perché i risparmi degli acquisti non arrivano al conto economico

Ogni funzione acquisti ha una cifra di cui va fiera, il totale che ha negoziato al ribasso nel corso dell'anno, e la maggior parte ha imparato a temere la conversazione in cui la finanza cerca quella cifra nei conti e non la trova. Il risparmio era reale nel senso che i prezzi sono davvero scesi. Non era reale nel senso che interessa al direttore finanziario, cioè se il denaro che doveva liberarsi sia effettivamente comparso da qualche parte che un controller possa indicare. Solo questo secondo significato conta alla fine, e la distanza tra i due erode in silenzio quanto sul serio il resto dell'azienda prende gli acquisti.

Vale la pena essere onesti sul perché esista quella distanza, perché è di rado disonestà e quasi sempre struttura.

Negoziato e realizzato sono cifre diverse

Un risparmio negoziato è un prezzo che è sceso. Un risparmio realizzato è una spesa che è stata davvero inferiore a quanto sarebbe stata, tracciata fino al budget in cui si trovava. Queste due cose divergono per una lunga lista di motivi ordinari, nessuno dei quali implica che qualcuno abbia sbagliato. Il volume che il risparmio dava per scontato non si è mai materializzato, così il prezzo unitario migliore si è applicato a molte meno unità. Il contratto era eccellente, ma metà dell'organizzazione ha continuato a comprare al di fuori, attraverso i vecchi canali. La base di riferimento su cui il risparmio è stato misurato era generosa, costruita su un prezzo di listino o su un'offerta del caso peggiore che nessuno avrebbe realisticamente pagato.

Ciascuno di questi motivi trasforma una cifra sicura di un report acquisti in qualcosa che la finanza non riesce a riconciliare. L'accordo è stato chiuso, il risparmio rivendicato, e poi il denaro si è disperso in variazioni di volume, acquisti selvaggi e basi ottimistiche prima ancora di raggiungere la riga in cui si era promesso al direttore finanziario che sarebbe atterrato.

Evitare un costo è reale, ma non è cassa

Una fonte particolare di attrito è l'abitudine di far rientrare l'evitamento di costo nello stesso totale dei risparmi duri. Convincere un fornitore a ritirare un aumento proposto è valore autentico, e una funzione che lo fa bene protegge l'azienda da costi che altrimenti sosterrebbe. Il problema è presentare quell'aumento evitato come se fosse denaro ora disponibile da spendere altrove. La finanza vive le due cose in modo del tutto diverso. I risparmi duri si possono togliere da un budget. I costi evitati significano soltanto che un budget non è cresciuto in fretta quanto avrebbe potuto, il che vale moltissimo ma non si può ridistribuire. Mescolarli in un'unica cifra orgogliosa è il modo più rapido per perdere la fiducia di un partner finanziario, perché la prima volta che la verifica, la cassa non c'è.

La distanza è un problema di credibilità prima che finanziario

La tentazione è trattare tutto questo come una sottigliezza contabile, un esercizio di riconciliazione che il team finanza può sistemare a posteriori. È più serio di così. Quando gli acquisti dichiarano con regolarità risparmi che il conto economico non può verificare, la funzione diventa pian piano il team i cui numeri vanno corretti al ribasso prima che qualcuno ci faccia affidamento. Quella reputazione costa cara in modi che non compaiono mai in un report di risparmi. Si sente quando gli acquisti chiedono organico, quando difendono un posto più a monte in una decisione di sourcing, o quando vogliono l'autorità di tenere una categoria che l'azienda affiderebbe più volentieri al fornitore in carica. La credibilità verso la finanza è la moneta che compra agli acquisti la loro influenza, e i risparmi dichiarati che evaporano la spendono.

Colmare la distanza è soprattutto accordo, non aritmetica

La parte incoraggiante è che gran parte della soluzione non è tecnica. Comincia col concordare le definizioni prima che l'anno inizi, anziché litigarci sopra quando finisce. Quando finanza e acquisti stabiliscono insieme cosa conta come risparmio, quale base di riferimento è equa e come l'evitamento viene esposto separatamente dalla cassa, la maggior parte delle dispute successive semplicemente non avviene. Da lì diventa questione di seguire il risparmio impegnato fino alla spesa effettiva, accorgersi presto quando il volume o la conformità stanno allontanando la cifra realizzata da quella negoziata, ed essere disposti a dichiarare la cifra vera più piccola invece di quella più grande e speranzosa. Una funzione che fa questo appare meno impressionante su una singola slide e molto più credibile nell'arco di un anno, ed è lo scambio che conviene fare.

Sotto tutto questo c'è una lezione di trattativa, ed è che un accordo non è finito con la firma. È finito quando il valore atterra davvero, e tenere una posizione durante la lunga esecuzione che segue richiede la stessa compostezza con cui la si è vinta al tavolo. Il buyer che cede in silenzio al settimo mese, quando il fornitore preme per rinegoziare il perimetro o lascia che la conformità si allenti senza rumore, restituisce ciò che era stato vinto nella stanza. Quella costanza è un'abilità, e come ogni abilità regge meglio quando è stata provata sotto pressione. Voice2Evolve permette ai team acquisti di provare proprio quei momenti, quelli che arrivano molto dopo la stretta di mano, in cui il risparmio si difende o si perde, così che la cifra dichiarata all'inizio dell'anno sia ancora lì da ritrovare alla fine.