Recruitment Agency Addendum to MSA

Data di entrata in vigore: 13 maggio 2026
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Il presente Addendum per le agenzie di reclutamento (l'«Addendum») integra e viene incorporato nell'Accordo Quadro di Servizi (il «MSA») stipulato tra Voice2Evolve UG (haftungsbeschränkt) («Voice2Evolve») e il Cliente («Cliente»). Si applica quando il Cliente è un'agenzia di reclutamento, una società di executive search, un headhunter o un'agenzia per il lavoro che utilizza i Servizi per supportare la preparazione e il coaching dei candidati («Utilizzo per il reclutamento»).

In caso di conflitto tra il presente Addendum e il MSA, l'Addendum prevale sulle materie che disciplina. Tutti i termini definiti nel MSA mantengono il loro significato, salvo diversa disposizione del presente Addendum.

1. Uso consentito — Preparazione e coaching dei candidati

1.1 Voice2Evolve concede al Cliente un diritto limitato di utilizzare i Servizi come strumento di preparazione ai colloqui e di coaching. Nell'ambito del presente Addendum, il Cliente può:

(a) invitare candidati nominalmente identificati a svolgere sessioni di pratica vocale nell'account tenant del Cliente;
(b) accedere alle analisi di coaching generate dall'IA per tali sessioni, al fine di condurre sessioni di debriefing con il candidato e valutare l'opportunità di ulteriori sessioni di preparazione;
(c) utilizzare lo stato di completamento delle sessioni e i segnali di preparazione complessiva per pianificare il percorso di preparazione del candidato.

1.2 L'uso consentito è strettamente limitato alla preparazione e al coaching dei candidati. I Servizi non costituiscono e non possono essere utilizzati come strumento automatizzato di screening, classificazione o preselezione.

1.3 I divieti previsti dal §6.5 del MSA rimangono pienamente applicabili. Il presente Addendum crea una deroga strettamente circoscritta al §6.5 unicamente per la visibilità del recruiter descritta nella sezione 1.1. Tale deroga è condizionata al rispetto dei requisiti del presente Addendum. In caso di violazione da parte del Cliente di una condizione dell'Addendum, la deroga cessa di applicarsi e il §6.5 riprende piena efficacia.

2. Regolamento sull'IA — Obblighi del deployer (Art. 26 Reg. UE 2024/1689)

2.1 Quando il Cliente utilizza i Servizi nei confronti di candidati nel contesto di un processo di selezione, riconosce di agire in qualità di deployer di un sistema di IA ai sensi dell'articolo 26 del Regolamento (UE) 2024/1689 (Regolamento IA).

2.2 Il Cliente si impegna a:

(a) Supervisione umana. Garantire che tutte le decisioni che incidono sul processo di selezione di un candidato prevedano una verifica umana. Nessuna decisione occupazionale — inclusa la decisione di presentare, non presentare o ritirare un candidato — può essere adottata esclusivamente sulla base delle analisi generate dall'IA dei Servizi.

(b) Non esclusività. Non utilizzare le analisi di coaching generate dall'IA come unico o principale fondamento di una decisione avente effetti giuridici o significativi sul candidato.

(c) Trasparenza verso i candidati. Informare i candidati, prima di ogni sessione, che un recruiter potrà visualizzare la loro analisi di coaching e che tale analisi è fornita a supporto della preparazione e non per la selezione automatizzata.

(d) Monitoraggio dei bias. Monitorare l'utilizzo degli output dell'IA per rilevare schemi discriminatori e adottare misure correttive quando identificati.

(e) Segnalazione degli incidenti. Informare Voice2Evolve, entro un termine ragionevole, di qualsiasi incidente in cui gli output dell'IA dei Servizi possano aver contribuito a una decisione sfavorevole nei confronti di un candidato.

2.3 Classificazione come sistema non ad alto rischio. Voice2Evolve ha valutato i Servizi come sistema di IA non ad alto rischio ai sensi dell'allegato III, punto 4 del Regolamento IA, in quanto i Servizi sono progettati e utilizzati come strumento di preparazione e allenamento per i candidati e non come sistema di screening o selezione per il reclutamento. Questa classificazione è condizionata al mantenimento dell'utilizzo da parte del Cliente nell'ambito della finalità di preparazione e coaching descritta nel presente Addendum e nel MSA.

Il Cliente riconosce che qualsiasi utilizzo delle analisi generate dall'IA ai fini di screening, classificazione o preselezione dei candidati costituirebbe l'utilizzo di un sistema di IA ad alto rischio ai sensi dell'allegato III, punto 4 a) del Regolamento IA. Tale utilizzo è espressamente vietato dal presente Contratto.

3. Diritto tedesco — Conformità al §26 BDSG (dati relativi ai candidati)

3.1 Laddove il Cliente o un candidato sia soggetto alla legge federale tedesca sulla protezione dei dati (Bundesdatenschutzgesetz, BDSG), il trattamento dei dati personali dei candidati a fini di reclutamento è disciplinato dal §26 BDSG.

3.2 Il Cliente dichiara e garantisce:

(a) di aver identificato e documentato una base giuridica ai sensi dell'art. 6 GDPR e, ove applicabile, una condizione nazionale aggiuntiva come il §26 co. 1 BDSG per ogni trattamento di dati dei candidati tramite i Servizi;

(b) che tale base giuridica non è esclusivamente il consenso del candidato. Il Cliente riconosce che, nel contesto del reclutamento, il consenso è presunto non libero ai sensi del §26 co. 2 BDSG a causa dello squilibrio di potere tra recruiter e candidato, e pertanto non costituisce una base giuridica autonoma sufficiente per il trattamento dei dati dei candidati.

4. Linee guida dell'ICO sulla protezione dei dati in materia di lavoro

4.1 Laddove il Cliente operi nel Regno Unito o tratti dati personali di candidati situati nel Regno Unito, deve conformarsi alle linee guida dell'ICO sull'uso di strumenti automatizzati nel processo di selezione, nella loro versione aggiornata.

5. Garanzie ai sensi dell'art. 22 GDPR — Processo decisionale automatizzato

5.1 Le analisi di coaching generate dai Servizi costituiscono profilazione ai sensi dell'art. 4, punto 4 del GDPR. Laddove tale profilazione produca o possa contribuire a decisioni aventi effetti giuridici o significativi su un candidato, si applicano le garanzie di cui all'art. 22 del GDPR.

5.2 Il Cliente si impegna a:

(a) non adottare mai una decisione avente effetti giuridici o significativi su un candidato (inclusa la decisione di non presentarlo per un ruolo) esclusivamente sulla base di output generati dall'IA dei Servizi;

(b) offrire ai candidati, su richiesta, un esame umano significativo di qualsiasi decisione di selezione influenzata dagli output dell'IA dei Servizi;

(c) informare i candidati, prima di ogni sessione, del loro diritto a richiedere un esame umano ai sensi dell'art. 22, paragrafo 3 del GDPR.

6. Trasparenza verso i candidati e obbligo di informativa sulla privacy

6.1 Prima di invitare un candidato a utilizzare i Servizi, il Cliente deve fornirgli un'informativa sulla privacy conforme all'art. 13 del GDPR che:

(a) identifichi il Cliente come il Titolare del trattamento per i dati di sessione del candidato in questo contesto;
(b) identifichi Voice2Evolve come il Responsabile del trattamento;
(c) spieghi che audio vocale in diretta, trascrizioni delle sessioni e analisi di coaching generate dall'IA saranno trattati e che il Cliente potrà visualizzare l'analisi di coaching;
(d) indichi la base giuridica ai sensi dell'art. 6 GDPR e, ove applicabile, qualsiasi condizione nazionale aggiuntiva in materia di dati occupazionali;
(e) descriva i diritti del candidato ai sensi degli artt. 15–22 del GDPR, incluso il diritto all'esame umano delle decisioni (art. 22, co. 3);
(f) fornisca il nome e i recapiti del Titolare del trattamento (il Cliente);
(g) indichi il diritto del candidato di proporre un reclamo all'autorità di controllo competente.

6.2 Voice2Evolve mette a disposizione un modello di informativa sulla privacy per i candidati conforme al GDPR, disponibile all'indirizzo https://voice2evolve.com/legal/candidate-privacy-notice-template. Il Cliente è responsabile del completamento del modello con i propri dati. Il modello è fornito a titolo informativo e non costituisce consulenza legale.

7. Divieto di trasmissione delle analisi ai datori di lavoro clienti

7.1 Il Cliente non può trasmettere, condividere o rendere altrimenti disponibili le analisi di sessione di Voice2Evolve, gli output di coaching generati dall'IA, i punteggi di sessione o gli estratti di trascrizione al datore di lavoro cliente (l'entità che ha incaricato la ricerca o la posizione) senza il consenso scritto esplicito del candidato.

7.2 La violazione della presente sezione 7 costituisce una violazione sostanziale del presente Contratto ai sensi del §14.3 del MSA.

8. Obblighi anti-discriminazione

8.1 Il Cliente garantisce che non utilizzerà gli output generati dall'IA dei Servizi per discriminare i candidati sulla base di una caratteristica protetta dalla legge applicabile, incluse le caratteristiche protette ai sensi del D.Lgs. 9 luglio 2003, n. 215 e n. 216 (attuazione delle direttive UE sulla parità di trattamento) e della normativa equivalente negli altri Stati membri dell'UE.

9. Transazioni B2B — Diritto di recesso del consumatore

9.1 Il presente Addendum e le sessioni svolte nell'ambito dello stesso sono forniti esclusivamente nell'ambito di un contratto B2B tra Voice2Evolve e il Cliente. Il Cliente non è un consumatore ai sensi del §13 BGB.

9.2 Il diritto legale di recesso del consumatore ai sensi dei §§ 312g, 355 BGB e il diritto equivalente ai sensi della direttiva UE sui diritti dei consumatori non si applicano all'acquisto di crediti da parte del Cliente né ai singoli inviti di sessione emessi nell'ambito del presente Addendum.

10. Dichiarazioni e garanzie

Il Cliente dichiara e garantisce di:

(a) avere l'autorità legale per invitare i candidati nominati a utilizzare i Servizi;
(b) aver rispettato e continuare a rispettare tutte le leggi applicabili in materia di lavoro, protezione dei dati e anti-discriminazione in relazione all'utilizzo dei Servizi;
(c) aver documentato la base giuridica per il trattamento dei dati dei candidati come richiesto dalla sezione 3;
(d) aver fornito o fornire, prima dell'inizio di qualsiasi sessione, l'informativa sulla privacy per i candidati richiesta dalla sezione 6;
(e) rispettare tutte le richieste di esercizio dei diritti dei candidati ai sensi degli artt. 15–22 del GDPR e cooperare con Voice2Evolve per soddisfare gli aspetti tecnici di tali richieste.

11. Responsabilità

11.1 Il Cliente è l'unico responsabile per le sanzioni amministrative imposte da un'autorità di controllo a causa dell'inadempimento da parte del Cliente degli obblighi in qualità di Titolare del trattamento ai sensi del presente Addendum o del diritto applicabile in materia di lavoro o protezione dei dati.

11.2 La responsabilità di Voice2Evolve nell'ambito del presente Addendum è soggetta alle limitazioni previste dal §11 del MSA.

12. Legge applicabile e lingua del contratto

12.1 Il presente Addendum è disciplinato dalla legge della Repubblica Federale di Germania. Le controversie sono di competenza esclusiva dei tribunali di Stoccarda, Germania.

12.2 Il presente Addendum è disponibile in inglese, tedesco, francese, italiano e spagnolo. In caso di discrepanze tra le versioni pubblicate, la versione inglese prevale.

Il presente Addendum è concluso per via elettronica e diventa vincolante per il Cliente quando questi ha selezionato «Agenzia di reclutamento» come caso d'uso durante la registrazione del tenant, o in seguito all'accettazione scritta separata del presente Addendum.