Wie Sie auf ein Preiserhöhungsschreiben Ihres Lieferanten reagieren

Preiserhöhungsschreiben sind meist höflich, knapp und eindeutig formuliert. Sie nennen einen Prozentsatz, ein Gültigkeitsdatum und allgemein gestiegene Kosten. Genau dadurch entsteht leicht der Eindruck, die neuen Konditionen seien bereits beschlossen.

Für den Einkauf ist das Schreiben jedoch zunächst eine Forderung, die vertraglich und wirtschaftlich geprüft werden muss. Die erste Antwort sollte genau das deutlich machen, ohne die Geschäftsbeziehung unnötig zu belasten.

Zuerst den Vertrag prüfen

Bevor Sie inhaltlich reagieren, klären Sie:

Erlaubt der Vertrag eine einseitige Preisanpassung?
Welche Fristen, Nachweise oder Preisgleitklauseln gelten?
Auf welche Produkte, Standorte und Mengen bezieht sich die Forderung?
Ab welchem Zeitpunkt könnte eine wirksame Änderung frühestens greifen?

Diese Prüfung verhindert, dass die Antwort unbeabsichtigt eine Forderung anerkennt oder Rechte aufgibt. Bei rechtlich unklaren oder wirtschaftlich bedeutenden Fällen sollten Einkauf und Rechtsabteilung das weitere Vorgehen abstimmen.

Den Eingang bestätigen, nicht die Erhöhung

Eine gute erste Antwort ist sachlich und eindeutig. Sie bestätigt den Erhalt des Schreibens, aber weder die Begründung noch die neue Preishöhe. Zugleich fordert sie die Informationen an, die für eine Bewertung fehlen.

Eine mögliche Formulierung lautet:

Vielen Dank für Ihre Mitteilung. Wir können die angekündigte Preiserhöhung auf Grundlage der vorliegenden Informationen nicht nachvollziehen und stimmen ihr derzeit nicht zu. Bitte erläutern Sie die betroffenen Kostenbestandteile, deren Veränderung sowie den jeweiligen Anteil an der Kalkulation. Nach Prüfung der Unterlagen schlagen wir einen Gesprächstermin vor.

Die konkrete Formulierung muss zum Vertrag und zur Lieferantenbeziehung passen. Entscheidend ist, Empfangsbestätigung und Zustimmung sauber zu trennen.

Konkrete Nachweise anfordern

Allgemeine Hinweise auf Energie, Löhne oder Rohstoffe reichen für eine belastbare Bewertung nicht aus. Verlangen Sie stattdessen Angaben, die sich prüfen und gegenrechnen lassen:

Welche Kostenposition hat sich seit welchem Vergleichszeitpunkt verändert?
Welchen Anteil hat diese Position am Gesamtpreis?
Welche gegenläufigen Entwicklungen wurden berücksichtigt?
Betrifft die Veränderung das gesamte Sortiment oder nur einzelne Artikel?
Welche Maßnahmen hat der Lieferant selbst ergriffen, um den Anstieg zu begrenzen?

So wird aus einer pauschalen Prozentforderung eine prüfbare Kalkulation. Gleichzeitig vermeiden Sie eine Diskussion darüber, ob Kosten gefühlt gestiegen sind.

Das genannte Datum nicht ungeprüft übernehmen

Ein Wirksamkeitsdatum erzeugt Zeitdruck, ist aber nicht automatisch verbindlich. Prüfen Sie die vertragliche Grundlage und halten Sie in Ihrer Antwort fest, dass die Forderung noch bewertet wird. Ob bis zu einer Einigung die bisherigen Preise gelten, hängt vom konkreten Vertrag und der Rechtslage ab und sollte nicht pauschal unterstellt werden.

Intern benötigen Sie trotzdem einen klaren Zeitplan: Daten anfordern, Auswirkungen berechnen, Verantwortliche benennen und das Verhandlungsmandat abstimmen. Wer nur widerspricht, ohne den Prüfprozess zu organisieren, verschiebt das Problem lediglich.

Beziehung und Forderung getrennt behandeln

Eine gute Zusammenarbeit ist kein Grund, eine Preisforderung ungeprüft zu akzeptieren. Ebenso wenig muss eine klare Zurückweisung konfrontativ sein. Erkennen Sie nachvollziehbare Marktveränderungen an, bestehen Sie aber auf Transparenz und einer ausgewogenen Lösung.

Mit Voice2Evolve können Einkaufsteams die erste Reaktion und das anschließende Gespräch trainieren. Sie üben, eine Forderung ruhig zurückzuweisen, belastbare Nachweise einzufordern und trotz Zeitdruck keine vorschnelle Zusage zu machen.

Das Wichtigste für den Einkauf

Prüfen Sie zuerst Vertrag, Fristen und Preisanpassungsmechanismen.

Bestätigen Sie den Eingang des Schreibens, nicht die geforderte Erhöhung.

Fordern Sie Kostenanteile, Vergleichszeiträume und konkrete Nachweise an.

Legen Sie intern einen Prüf- und Verhandlungsprozess mit klaren Zuständigkeiten fest.