Wie Sie auf ein Preiserhöhungsschreiben Ihres Lieferanten reagieren

Das Schreiben trifft meist an einem ganz gewöhnlichen Morgen ein, höflich und sauber formatiert, mit einer Zahl im zweiten Absatz und einem Datum, ab dem die neuen Preise gelten sollen. Es bedankt sich für die gute Zusammenarbeit, verweist auf gestiegene Kosten bei Energie, Rohstoffen oder Personal und stellt die Erhöhung als etwas dar, das der Lieferant bereits mühsam klein gehalten hat. Wenn man bei der Schlusszeile angekommen ist, liest sich das Ganze weniger wie eine Anfrage als vielmehr wie die Mitteilung über etwas, das anderswo längst beschlossen wurde.

Genau diesen Eindruck sollten Sie als Erstes hinterfragen, denn er ist es, den das Schreiben erzeugen soll.

Das Schreiben ist eine Eröffnung, kein Urteil

Ein Preiserhöhungsschreiben ist darauf angelegt, endgültig zu wirken. Der Ton bleibt sachlich, die Begründung zeigt nach außen auf Kräfte, die niemand am Tisch beeinflussen kann, und das Stichdatum suggeriert, die Entscheidung sei oberhalb des Gesprächs gefallen. Nichts davon ist Zufall. Eine Vertriebsabteilung hat diese Worte mit Bedacht gewählt, damit Sie von der Verhandlung über die Erhöhung zum stillen Hinnehmen übergehen. In dem Moment, in dem Sie die Zahl als Ausgangswert und nicht als Abschluss begreifen, haben Sie den größten Teil des Bodens zurückgewonnen, den das Schreiben gewinnen wollte.

Es hilft, sich vor Augen zu führen, wie solche Zahlen entstehen. Lieferanten verlangen selten genau das, was sie brauchen. Sie verlangen das, was sie brauchen, plus die Marge, die sie ohnehin nachzugeben bereit sind, weil sie davon ausgehen, dass ein kompetenter Einkäufer widerspricht. Wer die genannte Zahl ungeprüft akzeptiert, vermeidet keine Auseinandersetzung. Er bezahlt für eine Verhandlung, die der Lieferant bereits eingeplant hatte, und schenkt ihm den Nachlass zurück, den er ohnehin gegeben hätte.

Warum Ihre erste Antwort wichtiger ist als das Gespräch

Die meisten Einkäufer warten mit der eigentlichen Arbeit bis zum Termin. Bis dahin hat sich der Rahmen jedoch oft schon verhärtet, weil die schriftliche Antwort in der Zwischenzeit die Weichen gestellt hat. Wer kurz bestätigt, das Schreiben erhalten zu haben und es zu prüfen, hat damit stillschweigend eingeräumt, dass es etwas zu prüfen und zu genehmigen gibt. Wer stattdessen die Grundlage der Erhöhung infrage stellt und Belege einfordert, setzt das Gespräch zurück, bevor es überhaupt begonnen hat.

Diese erste Antwort muss nicht konfrontativ sein, und sie wirkt sogar besser, wenn sie es nicht ist. Eine ruhige Nachricht, die sich für die Ausführungen bedankt, klar festhält, dass eine Erhöhung dieser Größenordnung in der vorgelegten Form nicht akzeptabel ist, und um die dahinterstehende Kostenaufschlüsselung bittet, bringt Ihrer Position mehr als jeder spätere Druck. Sie verweigern nicht das Gespräch. Sie weisen lediglich die Annahme zurück, die Zahl stehe bereits fest.

Nehmen Sie der Frist ihren Druck

Das Stichdatum ist die unauffällig wirkungsvollste Zeile des ganzen Dokuments, und es ist meist sehr viel weniger in Stein gemeißelt, als es scheint. Es soll Dringlichkeit erzeugen und Ihnen das Gefühl geben, die Wahl bestehe nur darin, ab dem Monatsersten mehr zu zahlen oder den eigenen Betrieb zu gefährden. In Wahrheit wird ein Lieferant, dem an der Beziehung liegt, selten wegen einiger Wochen weiterer Gespräche zum bestehenden Preis aussteigen. Wer das offen benennt und bestätigt, dass die aktuellen Konditionen während der Prüfung weitergelten, nimmt der Gegenseite die Frist aus der Hand und gewinnt das Tempo zurück.

Fragen Sie nach der Grundlage, nicht nach der Entschuldigung

Wenn Sie eine Begründung verlangen, seien Sie genau in dem, was Sie hören wollen. Die allgemeine Aussage, die Einstandskosten seien gestiegen, ist kein Beleg, sondern eine Überschrift. Fragen Sie, welche Kostentreiber sich bewegt haben, um wie viel und welchen Anteil diese Treiber an den gesamten Produktkosten überhaupt ausmachen. Ein Lieferant, der zehn Prozent Aufschlag mit gestiegenen Energiekosten begründet, wird das kaum halten können, sobald feststeht, dass Energie nur einen kleinen Teil dessen ausmacht, was er Ihnen berechnet. Es geht beim Nachfragen nicht darum, jemanden bloßzustellen. Es geht darum, das Gespräch von einer selbstbewusst vorgetragenen runden Zahl zu einer echten Kostenstruktur zu führen, die man prüfen und bestreiten kann.

Trennen Sie die Beziehung von der Zahl

Das Schwierigste daran ist, dass die Menschen, die diese Schreiben verfassen, oft Menschen sind, mit denen Sie wirklich gut zusammenarbeiten, und der Impuls, die Beziehung zu schützen, ist ein guter. Der Fehler liegt darin, diesen Impuls über das kaufmännische Ergebnis entscheiden zu lassen. Sie können herzlich gegenüber der Partnerschaft und zugleich bestimmt gegenüber der Zahl sein, und die Lieferanten, die es wert sind, verstehen diesen Unterschied. Frühes Nachgeben aus Freundlichkeit verschafft Ihnen kein Wohlwollen. Es bringt der Gegenseite bei, dass das Schreiben im nächsten Jahr nur noch verschickt und nicht mehr begründet werden muss.

Ein Preiserhöhungsschreiben liest sich also am besten als erster Zug in einem Gespräch, das Sie weiterhin gestalten können, sofern Sie überlegt und nicht aus Reflex antworten. Diese überlegte erste Reaktion ist eine Fähigkeit, und wie jede Fähigkeit hält sie besser stand, wenn sie vor dem entscheidenden Moment geübt wurde. Mit Voice2Evolve können Einkaufsteams genau solche Gespräche gegen einen Lieferanten proben, der Gegendruck aufbaut, damit sich die Antwort schon vertraut anfühlt, wenn das echte Schreiben eintrifft.