Die Absichtserklärung ist bereits eine Verhandlung

Im Einkauf gilt eine Absichtserklärung, auch Letter of Intent oder LOI genannt, häufig als unverbindliche Zwischenstation vor dem eigentlichen Vertrag. Sie soll die gemeinsame Richtung dokumentieren, während die Vertragsverhandlung weiterläuft. In der Praxis legt sie jedoch oft bereits wesentliche Erwartungen fest. Was dort zu Preis, Umfang oder Zeitplan steht, prägt die weitere Verhandlung stärker, als der harmlose Begriff vermuten lässt.

Selbst wenn die Absichtserklärung rechtlich überwiegend unverbindlich sein soll, kann sie einen klaren kaufmännischen Rahmen setzen. Sobald Preis, Volumen, Leistungsumfang und wichtige Meilensteine schriftlich festgehalten sind, gehen beide Seiten davon aus, dass das Geschäft auf dieser Grundlage zustande kommt. Spätere Änderungen sind weiterhin möglich, müssen nun aber begründet werden. Der Lieferant kann auf das gemeinsam unterzeichnete Dokument verweisen, während der Einkauf als die Seite erscheint, die von der bisherigen Verständigung abweichen möchte.

Warum Lieferanten die Absichtserklärung frühzeitig wollen

Die Bitte um eine frühe Absichtserklärung ist selten nur administrativ. Nach einem erfolgreichen kaufmännischen Gespräch möchte der Lieferant die erzielte Einigkeit schriftlich sichern, bevor sämtliche Vertragsbedingungen geprüft und verhandelt sind. Aus seiner Sicht ist das nachvollziehbar: Je stärker beide Seiten bereits mit der Umsetzung beginnen, desto schwieriger wird es für den Einkauf, wesentliche Punkte später erneut zu öffnen.

Das ist kein unlauteres Verhalten, sondern professioneller Vertrieb. Der Einkauf sollte die Absichtserklärung deshalb ebenfalls als kaufmännisches Instrument behandeln. Wer zentrale Konditionen früh festschreibt und sich allein auf die Bezeichnung unverbindlich verlässt, unterschätzt die praktische Wirkung geschaffener Erwartungen. Auch interne Freigaben, Projektpläne und erste Aufwände können den späteren Verhandlungsspielraum verkleinern.

Was vorab festgelegt werden sollte

Nicht jede Absichtserklärung ist problematisch. Bei komplexen Beschaffungsvorhaben kann sie sinnvoll sein, um Leistungsumfang, Zeitplan und Zusammenarbeit für erste vorbereitende Arbeiten zu beschreiben. Entscheidend ist, welche Punkte bereits verbindlich oder faktisch abschließend festgelegt werden und welche ausdrücklich der Verhandlung des Hauptvertrags vorbehalten bleiben.

Vor der Unterzeichnung sollte der Einkauf zwei Fragen beantworten: Welche Bedingungen lassen sich nach diesem Dokument nur noch schwer ändern? Und sind diese Bedingungen in ihrer jetzigen Form wirklich akzeptabel? Ist der Preis noch nicht abschließend verhandelt, muss das vor der Unterzeichnung klar benannt und im Dokument eindeutig festgehalten werden. Danach wird der Lieferant zwar weiter verhandeln, aber aus einer stärkeren Position.

Wann zuerst der Vertragsentwurf vorliegen sollte

Bei wesentlichen oder risikoreichen Vorhaben sollte der vollständige Vertragsentwurf vorliegen, bevor die Parteien eine Absichtserklärung unterzeichnen. Nur so lässt sich beurteilen, welche offenen Haftungs-, Leistungs- oder Kündigungsfragen die bereits formulierten kaufmännischen Eckpunkte noch beeinflussen. Auf die Aussage „Wir brauchen eine Absichtserklärung, um mit der Arbeit zu beginnen“ kann der Einkauf sachlich erwidern: „Wir brauchen zumindest den vollständigen Vertragsentwurf, bevor wir die Eckpunkte bestätigen.“ Welche Teile einer Absichtserklärung rechtlich bindend sein können, sollte zusätzlich juristisch geprüft werden.

Mit Voice2Evolve können Einkaufsteams genau diesen Moment trainieren: Das kaufmännische Gespräch ist gut verlaufen, der Lieferant bittet um eine schnelle schriftliche Bestätigung und der Einkauf muss entscheiden, welche Punkte bereits festgehalten werden können und welche bis zum vollständigen Vertragsentwurf offenbleiben müssen.

Das Wichtigste für den Einkauf

• Behandeln Sie jede Absichtserklärung als kaufmännische Verhandlung und nicht als bloßen Verwaltungsschritt.
• Lassen Sie Preis und kommerzielle Kernbedingungen im LOI ausdrücklich offen, wenn der vollständige Vertrag noch nicht ausgehandelt ist.
• Fordern Sie bei wesentlichen Vorhaben den vollständigen Vertragsentwurf an, bevor Sie die Eckpunkte schriftlich bestätigen.
• Klären Sie vor der Unterzeichnung, welche Teile rechtlich bindend sein können und welche Erwartungen das Dokument praktisch festlegt.