Die Absichtserklärung ist bereits eine Verhandlung

Im Einkauf ist die Überzeugung weit verbreitet, dass eine Absichtserklärung — ein Letter of Intent — eine Zwischenstation ist, ein Signal der Richtung, während die eigentliche Vertragsverhandlung weiterläuft. Die Lieferanten, die LOIs einfordern, verstehen etwas, das die Einkäufer, die sie unterzeichnen, häufig nicht verstehen: Die Absichtserklärung ist die Verhandlung, und alles, was danach folgt, ist die Konsolidierung dessen, was bereits vereinbart wurde.

Der Mechanismus ist einfach. Ein LOI, selbst wenn er als unverbindlich formuliert ist, etabliert einen kommerziellen Rahmen: den Preis, das Volumen, den Umfang, die wesentlichen Liefermeilensteine. Sobald diese Punkte schriftlich festgehalten sind und beide Parteien davon ausgehen, dass das Geschäft zustande kommt, steigen die praktischen Hürden für eine Änderung erheblich. Den Preis in der nachfolgenden Vertragsverhandlung wieder zu öffnen, nachdem das LOI unterzeichnet wurde und der Lieferant bereits mit der Mobilisierung begonnen hat, ist nicht unmöglich — aber es erfordert eine Begründung, die eine einfache Ablehnung vor der Unterzeichnung nicht erfordert hätte. Der Lieferant hat ein Dokument, auf das er verweisen kann. Sie sind derjenige, der davon abweichen möchte.

Warum Lieferanten das LOI frühzeitig wollen

Die Bitte um eine Absichtserklärung, bevor die Vertragsbedingungen vollständig ausgehandelt sind, ist fast immer ein kommerzieller Schachzug, kein administrativer. Ein Lieferant, der am Ende eines produktiven kommerziellen Gesprächs um ein LOI bittet, versucht, die Dynamik eines guten Meetings in eine Verpflichtung umzuwandeln, bevor das Kleingedruckte geprüft wurde. Er möchte die Beziehung etablieren, bevor der Einkauf das Kleingedruckte gelesen hat.

Das ist kein böser Glaube. Es ist gutes Verkaufen. Aber wer den Zweck der Bitte versteht, reagiert anders darauf. Ein LOI, der die kommerziellen Kernbedingungen festschreibt, bevor der vollständige Vertrag geprüft wurde, ist ein Verhandlungsverlust, der wie ein Verfahrensschritt aussieht. Der Einkäufer, der ihn mit der Begründung unterzeichnet, er sei unverbindlich, hat nicht verstanden, dass die Verbindlichkeit des späteren Vertrags stark davon abhängt, ob das LOI Erwartungen geschaffen hat, auf deren Grundlage beide Parteien bereits handeln.

Was man vorab festlegen sollte — und was man offen lässt

Nicht alle LOIs sind Fallen. Bei wirklich komplexen Beschaffungsvorgängen ist ein LOI, der Umfang, Zeitplan und Governance-Regelungen abdeckt — während er Preis und kommerzielle Bedingungen ausdrücklich für den formalen Vertrag offen lässt —, ein vernünftiger Weg, um Mobilisierungsarbeiten zu beginnen. Der Unterschied liegt darin, was festgelegt wird und was bewusst offengehalten wird.

Die Fragen, die es sich lohnt, vor der Unterzeichnung eines LOI zu stellen, sind: Welche Bedingungen werden, sobald sie in diesem Dokument stehen, am schwierigsten wieder zu öffnen sein? Und bin ich mit diesen Bedingungen in ihrer jetzigen Form einverstanden? Wenn der Preis noch weiterer Arbeit bedarf, ist der richtige Moment für diesen Hinweis vor dem LOI — nicht danach. Ein Lieferant, der hört, dass Sie nach der Unterzeichnung eines LOI kommerzielle Bedingungen überdenken müssen, wird zuhören — aber aus einer deutlich stärkeren Position als vor der Unterschrift.

Wenn man erst den Vertrag braucht, um irgendetwas zu unterschreiben

Der direkteste Weg, die Falle zu umgehen, besteht darin, zu verlangen, dass der vollständige Vertrag vorliegt, bevor ein rechtlich bindendes Dokument unterzeichnet wird. Das ist nicht unangemessen — und ein Lieferant, der sich dagegen sperrt, versucht in der Regel die kommerzielle Position zu schützen, die das LOI sichern sollte. Die praktische Antwort auf „Wir brauchen ein LOI, um die Arbeit zu beginnen" lautet: „Wir brauchen den Vertrag, um das LOI zu vereinbaren." Diese Reihenfolge hält die vollständige Verhandlung offen und entzieht dem LOI das Instrument, für das es konzipiert wurde.

Voice2Evolve ermöglicht es Einkaufsteams, genau den LOI-Moment zu üben — das kommerzielle Gespräch, das gut gelaufen ist und in dem der Lieferant nun etwas Schriftliches verlangt, während der Einkäufer verstehen muss, was eine schriftliche Festlegung bedeutet, bevor der Vertrag unterzeichnet ist.

Einkaufs-Takeaway

• Behandeln Sie jede Unterzeichnung eines LOI als vollwertige Verhandlung — nicht als administrativen Zwischenschritt, auch wenn der Lieferant ihn so darstellt.
• Lassen Sie Preis und kommerzielle Kernbedingungen im LOI ausdrücklich offen, wenn der vollständige Vertrag noch nicht ausgehandelt ist.
• Fordern Sie den vollständigen Vertragsentwurf ein, bevor Sie ein verbindliches Absichtsdokument unterzeichnen — und benennen Sie diese Reihenfolge als sachliche Anforderung.
• Klären Sie vor Unterzeichnung, welche Bedingungen nach dem LOI am schwersten wieder zu öffnen sind, und verhandeln Sie genau diese Punkte zuerst.