Eine SaaS-Verlängerung verhandeln, bevor die automatische Verlängerung greift

Softwareverträge haben die Eigenheit, sich von selbst zu verlängern, während man gerade auf etwas anderes schaut. Die Erinnerung, falls sie überhaupt kommt, trifft sechzig oder neunzig Tage vor Laufzeitende ein, versteckt in einer E-Mail eines Account Managers, der freundlich und hilfsbereit ist und ganz darauf konzentriert, Sie ohne viel Gespräch zur Unterschrift unter die Erhöhung zu bewegen. Bis die meisten Teams sich der Sache zuwenden, ist die Kündigungsfrist verstrichen, die Klausel zur automatischen Verlängerung hat ihre Arbeit getan, und das Einzige, was noch zu verhandeln bleibt, ist, wie elegant man die neue Zahl hinnimmt.

Dieser Ablauf ist kein Pech. Er ist die Konstruktion des Vertrags, und ihn zu verstehen entscheidet darüber, ob Sie zu Ihren Bedingungen verlängern oder zu seinen.

Der Hebel steckt im Kalender, und er läuft ab

Fast alles, was einem Einkäufer in einer Softwareverlängerung Macht verleiht, hängt am Datum. Solange im Vertrag noch echte Zeit steckt, können Sie glaubwürdig Alternativen prüfen, einen Wettbewerb anstoßen oder den Anbieter schlicht mit der Ungewissheit leben lassen, ob Sie bleiben. In dem Moment, in dem die Verlängerung automatisch auslöst, verflüchtigt sich all das. Sie sind nicht länger ein Kunde, der entscheidet, ob er fortfährt. Sie sind ein Kunde, der bereits fortgefahren ist und höflich um einen Nachlass auf einen Preis bittet, dem er technisch gesehen schon zugestimmt hat.

Deshalb hat die wertvollste Gewohnheit im Softwareeinkauf nichts mit Verhandlungstaktik zu tun. Sie besteht darin, die Kündigungsfrist im eigenen Kalender zu vermerken, lange bevor sich der Anbieter meldet, damit Sie das Gespräch eröffnen, solange Sie noch etwas in der Hand haben, das die Gegenseite will. Eine Verlängerung, die Sie neunzig Tage früher angehen, ist eine Verhandlung. Eine Verlängerung, die Sie zwei Wochen vor Laufzeitende beginnen, ist eine Formsache.

Ungenutzte Lizenzen sind ein Argument, für das Sie bereits bezahlt haben

In den meisten Softwarebeständen schlummern Lizenzen, die niemand nutzt. Arbeitsplätze wurden für ein Team gekauft, das seither geschrumpft ist, Module kamen während einer optimistischen Einführung hinzu, die nie ganz ankam, und Pakete wurden auf ein Wachstum ausgelegt, das langsamer eintraf, als die Prognose versprach. Der Anbieter weiß ungefähr, wie viel von dem, was Sie gekauft haben, tatsächlich genutzt wird, denn die Nutzungsdaten liegen auf seiner Plattform, und er hat es selten eilig, das Thema anzusprechen.

Sie schon. Wer mit einem klaren Bild der echten Nutzung in eine Verlängerung geht, verschiebt das Gespräch von einer abstrakten Diskussion über den Wert hin zu einer konkreten über die Auslastung. Ein Account Manager kann eine Erhöhung auf zweihundert Arbeitsplätze schwer verteidigen, wenn Sie zeigen, dass sich neunzig davon in diesem Quartal nicht eingeloggt haben. Es geht nicht darum, jemanden zu ertappen. Es geht darum, für die Software zu verlängern, die Sie nutzen, und nicht für die, die Sie einmal erwartet haben, und das gelingt nur, wenn Sie Ihre eigenen Zahlen kennen, bevor der Anbieter sie nennt.

Erkennen Sie das Drehbuch der Verlängerung

Softwareverlängerungen folgen meist einem vertrauten Skript. Da ist die jährliche Standarderhöhung, präsentiert als unverhandelbare Richtlinie, der Verweis auf den Listenpreis, an dem der Nachlass großzügig gemessen wird, und die mehrjährige Bindung, angeboten als der vernünftige Weg zu Stabilität. Jedes davon ist eine Position, kein Fakt. Die Erhöhung ist ein Ausgangswert, den Listenpreis zahlt so gut wie niemand wirklich, und die Mehrjahresbindung tauscht einen bescheidenen Nachlass gegen genau die Flexibilität, die Sie in einem bewegten Markt am ehesten behalten wollen.

Das heißt nicht, dass eine längere Laufzeit immer falsch ist, und manchmal ist die Stabilität ihren Preis wirklich wert. Der Fehler liegt darin, die Darstellung ungeprüft zu übernehmen und die vom Anbieter bevorzugte Struktur als die einzig mögliche zu behandeln. Eine Verlängerung ist eine Gelegenheit, das Geschäft neu zu formen, und nicht nur, die letztjährige Fassung neu zu bepreisen. Die Einkäufer, die am meisten herausholen, kommen mit dem Wissen herein, welche Hebel sie ziehen wollen, statt auf die zu reagieren, die der Anbieter anbietet.

Halten Sie den Account Manager nah und die Entscheidung offen

Die Person auf der anderen Seite einer Softwareverlängerung ist meist jemand, mit dem Sie wieder zu tun haben werden, und das Gespräch als Kampf zu führen, nützt Ihnen selten. Die brauchbarere Haltung verbindet Herzlichkeit gegenüber der Beziehung mit echter Offenheit über die Entscheidung. Sie drohen nicht zum Schein mit dem Abgang. Sie wägen ehrlich ab, ob dies das richtige Werkzeug zum richtigen Preis bleibt, und ein guter Account Manager erfährt das lieber früh, als es in letzter Minute zu entdecken.

Diese Offenheit ist allerdings nur glaubwürdig, wenn Sie die Arbeit dahinter geleistet haben. Eine gut geführte Verlängerung ist eine, auf die Sie sich Wochen im Voraus vorbereitet haben, mit verstandener Nutzung, zumindest umrissenen Alternativen und einer schon durchdachten Antwort auf die Erhöhung, bevor das Gespräch beginnt. Diese Art der Vorbereitung ist eine Fähigkeit, und wie jede Fähigkeit hält sie besser stand, wenn sie gegen Gegenwehr geübt wurde, statt im Moment improvisiert zu werden. Mit Voice2Evolve können Einkaufsteams genau diese Verlängerungsgespräche gegen einen Anbieter proben, der jede Zahl verteidigt, damit Sie beim Eintreffen der echten Erinnerung die Verhandlung eröffnen, statt ihr hinterherzulaufen.