Worauf Sie bei einer Open-Book-Kalkulation achten sollten

Ein Lieferant legt seine Kostenstruktur meist aus einem von zwei Gründen offen: Er möchte eine Preiserhöhung begründen oder hat im Rahmen einer strategischen Geschäftsbeziehung vertragliche Kostentransparenz zugesagt. In beiden Fällen verläuft das Gespräch häufig ähnlich. Der Lieferant präsentiert eine Kalkulation, erläutert ausgewählte Kostenpositionen und begründet die Zahlen überzeugend. Der Einkauf gewinnt einen groben Eindruck von der Kostenstruktur, weiß danach aber oft nicht, welche Schlussfolgerungen sich daraus ableiten lassen.

Das liegt meist daran, dass die Einsicht in Zahlen bereits mit Transparenz verwechselt wird. Eine Open-Book-Kalkulation ist jedoch erst dann aussagekräftig, wenn ihre Annahmen und Zuordnungen nachvollziehbar geprüft werden können.

Was gezeigt wird und was verborgen bleibt

Auch eine Open-Book-Darstellung ist eine Auswahl. Der Lieferant entscheidet, welche Positionen er zeigt und wie stark er sie zusammenfasst. Gerade die wirtschaftlich interessantesten Bestandteile fehlen häufig, erscheinen nur als Sammelposition oder werden so selbstverständlich erläutert, dass Rückfragen unnötig wirken sollen.

Besondere Aufmerksamkeit verdient die Verteilung der Gemeinkosten. Werden Material, Arbeit und Logistik einzeln ausgewiesen, die Gemeinkosten aber nur als pauschaler Prozentsatz angesetzt, bleibt ein wesentlicher Teil der Kalkulation ungeklärt. Welche Kosten enthält diese Position? Nach welchem Schlüssel wird sie auf Kunden oder Produktlinien verteilt? Entspricht der Anteil dem Aufwand, den der konkrete Auftrag verursacht? Ein pauschaler Zuschlag beantwortet keine dieser Fragen.

Fragen, die echte Transparenz schaffen

Nützliche Fragen sind konkret. Welche Kosten deckt der Gemeinkostenzuschlag ab, und wie wird er auf Kunden oder Produktlinien verteilt? Wie haben sich die wesentlichen Kostenarten in den vergangenen drei Jahren entwickelt? Welche Kostensteigerungen hat der Lieferant selbst getragen und welche weitergegeben? Wie verändert sich die Kalkulation bei zehn Prozent weniger oder zwanzig Prozent mehr Volumen?

Solche Fragen sind nicht konfrontativ. Sie prüfen genau die Transparenz, die eine Open-Book-Vereinbarung schaffen soll. Wenn ein Lieferant zwar eine Gesamtkalkulation zeigt, aber Fragen zur Umlagemethode oder zur Abhängigkeit vom Volumen nicht beantwortet, hat er keine vollständige Kostentransparenz hergestellt. Er hat lediglich eine Zusammenfassung vorgelegt.

Wie die Marge eingeordnet werden sollte

Die Höhe der Marge ist meist angegeben oder aus den Zahlen ableitbar. Aussagekräftiger ist die Frage, wodurch sie begründet wird. Eine höhere Marge kann gerechtfertigt sein, wenn der Lieferant erhebliches Finanzierungs- und Lieferrisiko trägt oder speziell für den Auftrag in Technologie investiert. Anders ist die Lage, wenn die Marge vor allem deshalb hoch bleibt, weil sie bislang nie ernsthaft hinterfragt wurde. Statt nur über den Prozentsatz zu streiten, sollte der Einkauf deshalb die wirtschaftlichen Gründe für die Marge prüfen.

Mit einem eigenen Sollkostenmodell lässt sich prüfen, wo die Angaben des Lieferanten von den eigenen Mengen-, Zeit- und Zuschlagsannahmen abweichen.

Eine Open-Book-Prüfung soll nicht bloß eine weitere Zahl für die Preisverhandlung erzeugen. Ihr Zweck besteht darin, die Kostenstruktur so gut zu verstehen, dass Abweichungen und Annahmen gezielt hinterfragt werden können. Mit Voice2Evolve können Einkaufsteams dieses Gespräch trainieren: bei nicht ausreichend aufgeschlüsselten Kostenpositionen nachfragen, plausible Erklärungen von belastbaren Daten unterscheiden und auch bei einer selbstbewusst vorgetragenen Antwort auf nachvollziehbarer Transparenz bestehen.

Das Wichtigste für den Einkauf

• Fragen Sie nach der Methode zur Verteilung der Gemeinkosten und danach, wie sie auf Ihren konkreten Auftrag angewendet wird.
• Fordern Sie den Kostenverlauf der wesentlichen Positionen über die letzten drei Jahre ein, um zu erkennen, wo der Lieferant Inflation absorbiert und wo er sie weitergegeben hat.
• Prüfen Sie die Angemessenheit der Marge im Verhältnis zum übernommenen Risiko und zum eingesetzten Kapital.
• Testen Sie Volumensensitivität durch konkrete Szenarien: Was ändert sich bei zehn Prozent weniger oder zwanzig Prozent mehr Volumen in der Kostenstruktur?