Cosa cercare in una presentazione open book

L'invito a esaminare la struttura dei costi di un fornitore arriva di solito in due situazioni: il fornitore vuole giustificare un aumento di prezzo, oppure l'acquirente ha negoziato l'accesso open book in una relazione strategica.

In entrambi i casi, viene presentato un documento curato. Le principali voci di costo sono visibili, i numeri vengono spiegati con sicurezza e l'acquirente esce dall'incontro con un'idea generale della struttura, ma spesso senza sapere bene cosa farne.

Succede quando le domande sono state preparate male, o quando si scambia l'open book per una semplice visione dei numeri. Vedere i numeri è l'inizio della conversazione, non la conclusione.

Cosa presentano i fornitori e cosa non presentano

Una presentazione open book non è mai neutra. Le righe più informative sono spesso quelle non mostrate, aggregate in un totale o spiegate in modo così sicuro da scoraggiare domande ulteriori.

L'allocazione dei costi generali è il punto più frequente. Se i costi diretti sono dettagliati ma i costi generali compaiono come unica percentuale, molte informazioni commercialmente rilevanti sono state concentrate in un solo numero.

Come vengono allocati quei costi? Quali centri di costo li determinano? L'allocazione è proporzionale a ciò che il vostro lavoro consuma davvero? Una percentuale fissa non risponde a queste domande.

Le domande che producono informazioni utili

Le domande utili sono concrete. Cosa copre il tasso dei costi generali? Come viene allocato tra clienti diversi? Qual è stato l'andamento delle principali voci negli ultimi tre anni? Dove il fornitore ha assorbito l'inflazione e dove l'ha trasferita? Come cambierebbe il costo con un volume del dieci per cento inferiore o del venti per cento superiore?

Un fornitore che offre accesso open book ma resiste a domande specifiche sulla metodologia non ha davvero aperto i libri. Ha aperto un riepilogo, che è una cosa diversa.

Cosa rivela la domanda sul margine

La domanda che molti acquirenti evitano non è quale sia il margine, ma se sia appropriato rispetto al rischio e al capitale impegnati dal fornitore.

Un margine elevato può riflettere capitale circolante, rischio di consegna o investimento tecnologico. Oppure può essere elevato perché la base clienti non esercita abbastanza pressione commerciale. Sono situazioni diverse.

Il punto di una revisione open book non è ottenere un numero su cui discutere. È capire la struttura abbastanza bene da porre domande migliori. Voice2Evolve permette ai team acquisti di esercitarsi in questa conversazione: spingere sulle voci che il fornitore non vuole disaggregare e mantenere una posizione analitica quando la risposta offre sicurezza invece di dati.

Da tenere a mente

• Preparate domande specifiche sull'allocazione dei costi generali prima dell'incontro, non durante: quali centri di costo la determinano e se è proporzionale al consumo effettivo del vostro lavoro.
• Richiedere la serie storica di ogni voce principale negli ultimi tre anni per separare l'inflazione assorbita dal fornitore da quella trasferita su di voi.
• Modellare uno scenario con volume superiore e inferiore del 10-20% per verificare se la struttura dei costi contiene economie di scala che non si riflettono nel prezzo attuale.
• Trattare la resistenza a disaggregare i dati come informazione: un fornitore che ha offerto accesso open book e poi si difende con sicurezza anziché con dati non ha davvero aperto i libri.