Cosa cercare in una presentazione open book

L'invito a esaminare la struttura dei costi di un fornitore arriva di solito in una di due circostanze: un fornitore che vuole giustificare un aumento di prezzo, o un buyer in una relazione strategica che ha negoziato l'accesso open book. In entrambi i casi, viene presentata una raccolta di slide o un foglio elettronico, le principali voci di costo vengono mostrate, i numeri vengono spiegati con sicurezza e l'acquirente lascia l'incontro con una percezione generale della struttura dei costi ma una specifica incertezza su cosa farne. Questo accade di solito perché sono state preparate le domande sbagliate, o perché il valore di una revisione open book è stato inteso come vedere i numeri piuttosto che interrogarli. Vedere i numeri è l'inizio della conversazione, non la conclusione.

Cosa presentano i fornitori e cosa non presentano

Una presentazione open book è un documento curato. Le righe più informative per un acquirente sono spesso quelle non mostrate affatto, o mostrate solo come totali, o spiegate con una sicurezza che scoraggia le domande di approfondimento. L'allocazione dei costi generali è il posto più comune in cui si nascondono le informazioni utili. Una presentazione dei costi diretti con i costi generali come unica riga o percentuale ha concentrato tutte le informazioni commerciali interessanti in un unico numero. Come vengono allocati i costi generali, quali pool di costi li determinano, se l'allocazione sia proporzionale a ciò che il tuo lavoro specifico consuma — queste sono domande a cui una percentuale fissa di costi generali non risponde.

Le domande che producono informazioni utili

Cosa copre il tasso dei costi generali e come viene allocato tra i diversi clienti? Qual è stato l'andamento di ogni principale voce di costo negli ultimi tre anni? Dove il fornitore ha assorbito l'inflazione e dove l'ha trasferita? Come apparirebbe il costo con un volume del dieci per cento inferiore, o del venti per cento superiore? Un fornitore che ha offerto accesso open book e poi resiste a domande specifiche sulla metodologia di allocazione non ha davvero aperto i libri. Ha aperto un riepilogo, che è commercialmente molto diverso.

Cosa rivela la domanda sul margine

La domanda che i buyer spesso evitano non è quale sia il margine, ma se sia appropriato dato il rischio e il capitale che il fornitore sta impegnando. Un margine che sembra elevato ma riflette una significativa esposizione al capitale circolante, un rischio di consegna o un investimento tecnologico è diverso da uno che è elevato perché la base clienti non ha sufficiente pressione commerciale per metterlo alla prova. Chiedere cosa guida il margine produce un tipo diverso di conversazione su se la struttura dei costi sia corretta. Il punto di una revisione open book non è produrre un numero su cui discutere. È comprendere la struttura abbastanza bene da fare le domande giuste. Voice2Evolve permette ai team di procurement di esercitarsi nella conversazione open book, spingendo su voci di costo che il fornitore è riluttante a disaggregare e mantenendo la posizione analitica quando la risposta è sicurezza anziché dati.

Da tenere a mente

• Preparare domande specifiche sull'allocazione dei costi generali prima dell'incontro, non durante: chiedere quali pool di costi la determinano e se sia proporzionale al consumo effettivo del vostro lavoro.
• Richiedere la serie storica di ogni voce principale negli ultimi tre anni per separare l'inflazione assorbita dal fornitore da quella trasferita su di voi.
• Modellare lo scenario a volume superiore e inferiore del 10–20% per verificare se la struttura dei costi presenti economie di scala che non si riflettono nel prezzo attuale.
• Trattare la resistenza a disaggregare i dati come informazione: un fornitore che ha offerto accesso open book e poi si difende con sicurezza anziché con dati non ha davvero aperto i libri.