Il contratto che si rinnova da solo

La clausola di rinnovo automatico siede vicino al fondo della maggior parte dei contratti di servizio, in una sezione che raramente riceve la stessa attenzione dedicata ai prezzi o agli SLA. La struttura è solitamente semplice: il contratto si rinnova automaticamente salvo che non venga fornita comunicazione scritta di disdetta non meno di trenta, sessanta o novanta giorni prima della data di rinnovo. Ogni pochi mesi un team di procurement scopre che un contratto è prorogato per un altro anno mentre l'attenzione era altrove. Il costo immediato è facile da calcolare: un altro anno di spesa alle condizioni esistenti. Il costo meno evidente è ciò che il rinnovo implica in termini di posizione contrattuale. Un contratto appena rinnovato automaticamente è uno in cui il fornitore sa che l'acquirente aveva la possibilità di andarsene e non l'ha colta.

Perché continua ad accadere

I rinnovi automatici colgono i buyer di sorpresa perché il periodo di preavviso cade in un momento del ciclo di vita contrattuale che nessuno sta gestendo attivamente. Alla firma, la data di rinnovo è a più di un anno di distanza. Al rinnovo, se il sistema o il calendario non attiva una revisione, la data passa e la clausola scatta. Il category manager che ha gestito il contratto originale potrebbe essersi spostato ad altro. Il team commerciale del fornitore rivede queste date professionalmente e con regolarità. L'acquirente che negozia il periodo di preavviso e imposta un promemoria interno di revisione alla firma lo sta gestendo. Chi non lo fa sta lasciando la data di rinnovo nelle mani del fornitore.

Cosa fare dentro la finestra di preavviso

Un acquirente che si accorge di essere dentro la finestra di preavviso ha più opzioni di quante generalmente non creda. La prima è dare comunicazione di non rinnovo, anche se l'intenzione non è andarsene ma negoziare. Dare comunicazione reimposta la posizione commerciale, perché il fornitore sa ora che il rinnovo automatico non avverrà e deve impegnarsi commercialmente se vuole un contratto rinnovato. Quello che la comunicazione non fa è impegnare l'acquirente a trovare un'alternativa. Impegna l'acquirente a prendere una decisione, che è la sola cosa che la clausola di rinnovo automatico era progettata per rinviare.

Costruire la disciplina

La risposta sistemica al rischio di rinnovo automatico è un registro dei contratti che traccia le date di preavviso e attiva una revisione formale prima che si apra la finestra. Quella revisione dovrebbe includere se le condizioni commerciali riflettano ancora il mercato, se le performance nel corso del periodo contrattuale giustifichino il rinnovo e se la categoria sia stata rivalutata dall'assegnazione originale. Voice2Evolve permette ai team di procurement di esercitarsi nella conversazione commerciale che avviene quando la finestra di preavviso è stata colta in tempo: il fornitore che si aspettava il rinnovo automatico e ora deve giustificare un rinnovo che non aveva previsto di dover negoziare.

Da tenere a mente

• Inserire nel registro dei contratti le date di preavviso di ogni accordo e impostare un promemoria di revisione formale almeno 90 giorni prima della finestra: la data di rinnovo è gestita professionalmente dal fornitore, non deve sorprendere l'acquirente.
• Inviare comunicazione scritta di non rinnovo anche quando l'intenzione è restare: reimposta la posizione commerciale e obbliga il fornitore a impegnarsi attivamente, senza vincolare l'acquirente ad andarsene.
• Includere nella revisione pre-rinnovo tre domande specifiche: le condizioni riflettono ancora il mercato, le performance nel periodo giustificano il rinnovo, la categoria è stata rivalutata dall'assegnazione originale.
• Negoziare il periodo di preavviso e il promemoria di revisione già alla firma del contratto, non al momento del rinnovo.