La gara che non fate mai: perché le trattative di rinnovo perdono prima ancora di cominciare

Esiste un consiglio che compare in quasi ogni guida agli acquisti scritta negli ultimi trent'anni: la leva più potente di un compratore al momento del rinnovo è la minaccia credibile di andare al mercato. L'indicazione è corretta. Ed è anche, per la maggior parte delle organizzazioni e la maggior parte dei contratti, completamente inutilizzata, e i fornitori che trattano con quelle organizzazioni lo sanno. Una minaccia che non è mai stata osservata non è una minaccia. È un rituale che entrambe le parti hanno imparato a eseguire al momento del rinnovo, senza aspettarsi che l'esito cambi.

Il vantaggio del fornitore incumbent che i compratori costruiscono da soli

I fornitori non diventano inamovibili per caso. Lo diventano perché i costi di sostituzione che si accumulano nel corso di una lunga relazione — le integrazioni, la conoscenza istituzionale, il capitale di fiducia — sono costruiti principalmente a spese del compratore e a beneficio del fornitore. Un fornitore profondamente integrato nella vostra operatività sa che il costo di sostituirlo non è solo il prezzo di un nuovo contratto. È la disruption, il progetto di transizione, il rischio di sbagliare e l'attenzione manageriale necessaria mentre tutto il resto continua a dover funzionare. Nessuno di questi costi è a carico del fornitore. Tutti sono a carico vostro.

Questo non è un motivo per evitare la conversazione di rinnovo. È un motivo per arrivare a quella conversazione con una visione più chiara di ciò che l'altra parte porta sul tavolo, perché un fornitore che sa di essere radicato prezzerà quella sicurezza a meno che non gli diate una ragione credibile per non farlo.

Cosa richiede davvero la credibilità

La credibilità al momento del rinnovo si costruisce tra un rinnovo e l'altro, non nella riunione di rinnovo stessa. Un compratore che ha costantemente monitorato il mercato, condotto RFI esplorative su categorie adiacenti e mantenuto relazioni con fornitori alternativi arriva al tavolo con una qualità di informazioni e un atteggiamento diversi rispetto a chi è rimasto del tutto passivo per tre anni e ora annuncia che il contratto sarà messo a gara se il prezzo non migliora. L'annuncio è lo stesso. Il contesto è completamente diverso, e un fornitore esperto sa leggere la differenza.

L'implicazione pratica è che la preparazione alla trattativa di rinnovo inizia alla firma del contratto. Mantenere il mercato attivo — non necessariamente attraverso procedure di acquisto complete, ma con un coinvolgimento sufficiente perché le alternative abbiano visibilità aggiornata dei vostri volumi e rispondano rapidamente a un invito — significa che la minaccia di rimettere a gara ha una sostanza che il fornitore può valutare. Che alla fine si proceda o meno a una nuova gara è meno importante del fatto che il fornitore creda che lo fareste.

Condurre il processo anche quando si intende restare

Una delle abitudini che migliora più affidabilmente le posizioni di rinnovo è condurre effettivamente un processo di mercato su una quota del volume anche quando la relazione con il fornitore attuale è buona. Invitare uno o due fornitori alternativi a offrire su una piccola parte della spesa ha due scopi. Produce prezzi di mercato aggiornati che non dipendono dalla propria stima, e dice al fornitore attuale che si fa sul serio nel capire cosa offre il mercato. Un fornitore che vede un concorrente prezzare una fetta del suo lavoro negozia da una posizione diversa rispetto a uno che ha sentito solo raccontare che avete alternative.

Questo non richiede un atteggiamento avversariale verso il fornitore che si intende mantenere. Richiede una disciplina degli acquisti che tratti la cura della relazione e il rigore commerciale come compatibili, che lo sono, a patto che entrambe le parti capiscano che la relazione esiste all'interno di un quadro commerciale, non al suo posto. Voice2Evolve permette ai team di acquisto di esercitarsi esattamente nella conversazione di rinnovo — il momento in cui si mette la nuova gara sul tavolo, il fornitore risponde insistendo sui costi di sostituzione e bisogna tenere la posizione commerciale senza compromettere la relazione che pure si ha bisogno di preservare.

Da tenere a mente

• Iniziare la preparazione alla trattativa di rinnovo alla firma del contratto: mantenere relazioni attive con fornitori alternativi e condurre RFI esplorative durante il contratto, non solo quando si avvicina la scadenza.
• Assegnare regolarmente una quota del volume a fornitori alternativi, anche quando la relazione con l'incumbent è soddisfacente: produce prezzi di mercato reali e segnala al fornitore attuale che la pressione competitiva è concreta.
• Quantificare in anticipo i costi reali di sostituzione — integrazione, transizione, rischio — per poterli contrapporre con dati precisi quando il fornitore li usa come argomento difensivo.
• Ricordare che la credibilità della minaccia di rimettere a gara si costruisce tra un rinnovo e l'altro: un annuncio fatto senza storia credibile alle spalle è un rituale, non una leva.