La lettera di intenti è già una trattativa

Esiste una convinzione diffusa nel procurement secondo cui la lettera di intenti è una tappa intermedia, un modo per segnalare una direzione mentre il vero lavoro di negoziazione contrattuale prosegue. I fornitori che richiedono le LOI capiscono qualcosa che i buyer che le firmano spesso non capiscono: la lettera di intenti è frequentemente la negoziazione vera e propria, e tutto ciò che segue è semplicemente la consolidazione di quanto già concordato. Il meccanismo è semplice. Una LOI, anche quando è presentata come non vincolante, stabilisce una cornice commerciale: il prezzo, i volumi, il perimetro, le principali scadenze di consegna. Una volta che questi elementi sono messi per iscritto e entrambe le parti stanno operando come se l'accordo fosse avviato, le barriere pratiche per modificarli si innalzano drasticamente. Riaprire il prezzo nella negoziazione del contratto definitivo, dopo che la LOI è stata firmata e il fornitore ha iniziato a mobilitarsi, non è impossibile, ma richiede una giustificazione che il semplice rifiuto di firmare non avrebbe richiesto. Il fornitore ha un documento su cui fare leva. Sei tu quello che chiede di deviare da esso.

Perché i fornitori vogliono la LOI prima

Una richiesta di lettera di intenti prima che i termini contrattuali siano pienamente definiti è quasi sempre una mossa commerciale, non amministrativa. Il fornitore che chiede una LOI al termine di una discussione commerciale produttiva sta cercando di convertire lo slancio di un buon incontro in un impegno prima che i termini di dettaglio siano stati esaminati. Vuole che la relazione sia stabilita prima che lo specialista degli acquisti abbia letto i paragrafi più tecnici. Non si tratta di malafede. Si tratta di buona vendita. Ma comprendere lo scopo della richiesta cambia il modo in cui rispondervi. Una LOI che consolida i termini commerciali principali prima che il contratto completo sia stato esaminato è una perdita negoziale che si presenta come un passaggio procedurale.

Cosa concordare prima e cosa lasciare aperto

Non tutte le LOI sono trappole. In procurement genuinamente complessi, una LOI che copre perimetro, tempi e governance — lasciando esplicitamente aperti prezzo e condizioni commerciali per il contratto formale — è un modo ragionevole per consentire l'avvio delle attività di mobilizzazione. La differenza sta in cosa viene specificato e cosa viene deliberatamente riservato. Le domande che vale la pena porsi prima di firmare qualsiasi LOI sono: quali condizioni, una volta inserite in questo documento, sarà più difficile riaprire, e si è a proprio agio con quelle condizioni così come sono in questo momento. Se il prezzo necessita di ulteriore lavoro, il momento giusto per dirlo è prima della LOI, non dopo.

Quando serve il contratto per firmare qualsiasi cosa

Il modo più diretto per evitare la trappola è richiedere che il contratto completo sia disponibile prima che venga firmato qualsiasi documento di impegno. Non è irragionevole, e un fornitore che vi resiste sta di solito cercando di proteggere la posizione commerciale che la LOI era stata progettata per consolidare. La risposta pratica al "abbiamo bisogno di una LOI per avviare i lavori" è "abbiamo bisogno del contratto per concordare la LOI." Questa sequenza mantiene aperta l'intera negoziazione e rimuove lo strumento che la LOI era stata concepita per utilizzare. Voice2Evolve permette ai team di procurement di esercitarsi nel momento della LOI — la riunione commerciale che è andata bene e il fornitore sta ora chiedendo qualcosa per iscritto, quando il buyer deve capire cosa significa impegnarsi su carta prima che il contratto sia firmato.

Da tenere a mente

• Prima di firmare qualsiasi LOI, identificare esplicitamente quali condizioni — in particolare prezzo e perimetro commerciale — una volta scritte diventano molto più difficili da riaprire, e valutare se si è a proprio agio con quei termini così come sono.
• Richiedere che il contratto completo sia disponibile prima di firmare qualsiasi documento di impegno: «abbiamo bisogno del contratto per concordare la LOI» mantiene aperta l'intera negoziazione.
• Interpretare la richiesta di una LOI prima che i termini siano definiti come una mossa commerciale, non amministrativa: il fornitore sta cercando di consolidare lo slancio positivo dell'incontro in un impegno scritto.
• Se una LOI è necessaria per consentire la mobilizzazione, limitarne il contenuto a perimetro, tempi e governance, lasciando esplicitamente aperte le condizioni commerciali per il contratto formale.