Quando il business ha già promesso il contratto al fornitore

Lo scenario è familiare a chiunque lavori nel procurement da più di qualche anno. Un fornitore arriva alla trattativa già sapendo — perché il responsabile della business unit glielo ha detto in un incontro il mese scorso — che è l'opzione preferita. Il processo formale è ancora in corso, ma uno dei due lati del tavolo sa già come finirà. La negoziazione che segue non è davvero una negoziazione. È una conferma del prezzo, e il prezzo che viene confermato è quello che il fornitore ha ora fissato sulla base della sua valutazione di quanto il business abbia bisogno di lui. Il responsabile della business unit che ha detto al fornitore che era preferito non stava agendo in malafede. Stava orientandosi alla relazione ed era inconsapevole del costo commerciale di quello che ha detto. Il fornitore, che ha vissuto questa situazione molte volte, era pienamente consapevole.

Cosa fa il fornitore con quella informazione

Un fornitore che sa di essere preferito prima che inizi la negoziazione commerciale fissa il proprio prezzo in modo diverso. Ha rimosso il rischio di perdere il business dal suo calcolo. Il prezzo che deve offrire è quello che appare difendibile allo stakeholder già impegnato, e quel numero è tipicamente ben al di sopra di quello che un processo genuinamente competitivo avrebbe prodotto. Le sfide al prezzo vengono gestite con riferimento alla relazione e all'adeguatezza della soluzione piuttosto che con una giustificazione dei costi. Un buyer che intensifica la sfida commerciale ha buone probabilità di scoprire che il responsabile della business unit risolve l'impasse confermando la propria preferenza e chiedendo al procurement di procedere. La negoziazione è stata aggirata prima ancora di iniziare.

Dove avviene davvero il danno

L'errore non è di solito nella negoziazione in sé, ma nella sequenza degli eventi che la precedono. Coinvolgere il procurement prima — nel momento in cui vengono definiti i requisiti piuttosto che dopo che un fornitore è stato informalmente selezionato — preserva la dinamica competitiva che produce prezzi migliori. Una volta che un responsabile di business unit ha comunicato che un particolare fornitore è il partner preferito, la tensione che il sourcing competitivo fornisce è svanita. La RFP che viene inviata a un fornitore che sa già di aver vinto è una formalità con conseguenze commerciali.

Gestire la situazione quando si arriva tardi

Quando il procurement arriva dopo che la preferenza è già stata comunicata, la risposta più efficace non è ignorare la decisione di business ma restringerne il perimetro. Confermare il fornitore per il perimetro iniziale riservando una revisione dei termini, dei volumi e dei lavori futuri mantiene un filo di leva commerciale. La conversazione con lo sponsor interno è altrettanto importante ed è spesso evitata. Spiegare cosa è costata commercialmente la comunicazione della preferenza, in termini specifici e concreti, tende ad essere più efficace che affermare l'importanza di seguire le procedure di procurement. La conversazione con un fornitore che sa già di essere preferito è una delle più difficili da condurre: la leva è ridotta, il business è impegnato, e il procurement deve tenere una posizione commerciale senza un processo competitivo a supportarla. Allenarsi in questa configurazione specifica — prima che il fornitore sieda al tavolo con quella certezza — è ciò su cui è costruito Voice2Evolve.

Da tenere a mente

• Coinvolgere il procurement nella fase di definizione dei requisiti, prima che qualsiasi fornitore venga informalmente selezionato: una volta comunicata la preferenza, la tensione competitiva che produce prezzi migliori è svanita.
• Quando si arriva tardi, restringere il perimetro: confermare il fornitore per il perimetro iniziale riservando una revisione esplicita dei termini, dei volumi e dei lavori futuri mantiene un filo di leva commerciale.
• Avere la conversazione con lo sponsor interno in termini concreti — quanto è costata commercialmente la comunicazione della preferenza — è più efficace che invocare l'importanza delle procedure di procurement.
• Ricordare che un fornitore che sa di essere preferito fissa il prezzo in modo diverso: ha rimosso il rischio di perdere il business dal proprio calcolo, e il numero che propone lo riflette.